Contenido
¿Cuáles son las cualidades básicas que debe de tener un PMS para la máxima eficiencia y satisfacción en la gestión hotelera? Esta fue una de las muchas preguntas que se hicieron en la mesa redonda bajo el título: «PMS a la carta, ¿qué objetivos debe cumplir el cerebro del hotel?» que se realizó el jueves 1 de junio en el congreso de TecnoHotel Forum 2023.
Un debate moderado por Beatriz Heras, responsable de Transformación Digital del Instituto Tecnológico Hotelero, que tuvo la participación de Manuel Ortiz, director de Sequoiasoft para España y Portugal / CEO de Tesipro, Xavier Pallicer, CEO & Founder de GuestPro, Daniel Ferrer, Operation Manager en Duerming y Raquel Magdalena Herrero, directora de Desarrollo de Negocio de Prestige Software.
En primer lugar, la moderadora dejó claro que el PMS debe de ser el facilitador y el cerebro del hotel, algo en lo que coincidieron todos los ponentes. «Es una herramienta profesional del sector, es el cerebro, está todo vinculado. Todo lo que es el check-in, reservas, housekeeping… no me imagino no tenerlo», comentó el hotelero Daniel Ferrer.
Se debatió sobre cuál es la mejor manera de usarlo porque tal y como dijo Manuel Ortiz, «hoy sin dato no somos nada, el PMS es el core del dato. El objetivo es incrementar funcionalidades, pero simplificando los procesos. Se camina hacia un ecosistema digital.»
La implementación del PMS en los hoteles
Implementar el PMS en los hoteles hace que la gestión sea mucho más sencilla y la comunicación interna mejore el trabajo en equipo, sea del departamento que sea, pero una cosa es la funcionalidad del PMS y otra es como se implementa en la organización.
«Si no implementamos la tecnología en el trabajo de los empleados, no podemos avanzar en la parte interna del hotel. No podemos seguir viendo a una camarera con un folio y fluorescente«, alegaba Raquel Magdalena que, además añadía que «no podemos hacer un check-in online o arreglar algo inmediatamente si no está todo bien conectado, si no hay buena funcionalidad».
Respecto a la implementación y a sus integraciones, desde el punto de vista hotelero, Daniel Ferrer ha pedido que «el PMS debe ser lo más transparente posible. La integración de los datos y el recorte de procesos es lo más importante. Lo que pedimos los hoteleros es que el check-in y el chek-out sea un wow y no un déjame el DNI«.
El PMS es el encargado de ayudar a mejorar los procesos de trabajos dentro del hotel, ya sea en el check-in (como se ha dicho anteriormente), a la hora de gestionar una reserva, cuando hay que arreglar algo… «A la hora de cambiar un PMS hay que entender qué quieren y que necesitan los hoteleros», comentó Xavier Pallicer.
Cualquier aplicación de estilo «tiene que ser global para ser local, es decir, adaptarse al cliente y al mercado del país donde operas», según el CEO de Tesipro. Explicó que, de esta manera, «la aplicación podrá estar al lado del cliente cuando necesita una formación, una reforma…»
Las integraciones del PMS dentro de los hoteles
Implementar un PMS en un hotel trae ventajas para agilizar trabajos, pero tal y como Manuel Ortiz comentó en la mesa de debate, «el hotelero debe tener la libertad de poder elegir su modelo, ¿cuáles son tus procesos claves? A partir, de ahí elije las integraciones que son críticas para ti.»
Así pues, cada hotel elige las integraciones que más beneficie a su gestión hotelera y en este sentido Xavier Pallicer comentó que “la mejor integración es cuando no tienes que integrar nada» y desde el punto de vista de su PMS (GuestPro) dijo que son una API abierta, por lo que «si un cliente nos pide una integración no se la podemos negar”.
Sin embargo, Daniel Ferrer hizo hincapié en las integraciones del PMS con otro software para que pueda funcionar mejor. «Es imposible que el PMS te aporte todas las soluciones de integración de forma automática porque no es tan rápido», opinó el hotelero a quien le parecen muy lentas las implementaciones de estas integraciones.
«El hotelero tiene que tener la libertad de decidir los procesos que quiere que haga el PMS. Empieza entender que el hotel no puede tener 200 integraciones, si no las que de verdad necesite, y los proveedores también entendemos ya lo que necesitan los hoteleros», explicó Manuel Ortiz.
Por otro lado, Raquel Magdalena hablo sobre las API’s universales quien considera que son «una falacia». «Booking impone su protocolo, por lo que no puedo decirle que integre mi API porque nos dirá que ese es nuestro problema». Por eso, recomienda que el hotelero debe preguntarle a los proveedores por la tecnología que utilizan, la API, cómo trabajan… para saber si así se adaptan bien a plataformas como Booking.
Preservar la integridad del dato
Cuando se trabaja con muchos datos, ya sean internos o de los clientes, se deben de proteger bien asegurando su seguridad. Y es que, un PMS es «una inversión enorme» como dice Manuel Ortiz, por eso «tiene que asegurar la seguridad de la API, tiene que certificar que el dato que esta recogiendo es también el que necesita. Cuando compartimos datos no todos los sectores van tan rápido como este, pero hay que asegurarse de que ese dato no se viole en toda la transacción«. Por lo tanto es muy importante preservar la integridad del dato.
Conclusiones
A modo resumen sobre esta mesa de debate, podemos sacar varias conclusiones como que es importante que el hotelero comunique bien sus necesidades y qué es lo que necesita porque es mejor tener pocas integraciones que muchas que no va a utilizar.
Todos los ponentes han coincidido en lo importante que es hacer uso del PMS para agilizar el trabajo de los empleados como es arreglar algo de forma eficaz, un check-in rápido, gestionar tareas internas como el housekeeping…
Y que hoy en día sin los datos no somos nada, nos dan toda la información que necesitan los hoteles para poder gestionar bien sus establecimientos, eso sí, pero preservando la seguridad de los mismos.
