Retrasos y colas en la obtención de acreditaciones, invitados no inscritos con sus nombres escritos manualmente, falta de control y previsión en el número de asistentes, experiencia de cliente negativa y problemas en el control de acceso de áreas privadas.
Disponer de un software de gestión integral de acreditaciones en un evento es la evolución tecnológica que consigue optimizar recursos y mejorar la imagen de tus clientes. El “Excel”, compañero inseparable de los eventos del siglo pasado, ha quedado obsoleto. Se extravía, no cumple con la actual normativa de protección de datos, no transmite buena imagen e incluso va en contra de una buena política de RSC.
Tu cliente agradecerá que hayas pensado en esto, especialmente en eventos privados donde no quiere que accedan curiosos o personas no deseadas, presentaciones de producto donde realmente quieren trasmitir exclusividad con sus invitados, también en workshops o ferias donde quieren que el registro de asistentes sea totalmente fluido, no se creen colas y se tenga totalmente controlado al asistente en tiempo real, para posteriormente ofrecer un ROI efectivo y una experiencia de cliente óptima. El evento empieza desde su misma concepción y, por tanto, un software de gestión integral tiene la capacidad de contribuir desde estas etapas iniciales.
También permite dar un valor añadido al cliente mejorando todo el proceso de convocatoria y control de invitados, comunicados a los asistentes ya validados con anterioridad a la celebración o incluso enviar encuestas de satisfacción posterior.
Hoy en día, existen múltiples plataformas de gestión de acreditaciones, si bien todas no son iguales. En Pecket han encontrado aportar el valor diferencial al sector basándose en tres aspectos técnicos en los que tus clientes deben prestar mayor atención:
Adaptabilidad y personalización del software a cada evento
No todos los eventos son iguales, no solo relacionados con aspectos técnicos, sino con los objetivos que cada cliente considera como necesarios para lograr el éxito en sus celebraciones. Es imprescindible que esa adaptabilidad se transmita también al software de gestión de una manera robusta, sencilla e intuitiva.
Funcionamiento offline
Uno de los problemas más comunes en la utilización de software de gestión de eventos es la interrupción en las comunicaciones wifi desde los lectores de acreditación hasta el propio sistema, especialmente en entornos complejos (sótanos, lugares con gran concentración de frecuencias o dispositivos móviles, entornos con presencia de inhibidores de frecuencia o baja recepción de señales wifi). Por ello, un software que ofrezca la posibilidad de funcionar offline evitará todos los inconvenientes relacionados con las comunicaciones on site (muy difíciles de prever antes del evento).
Seguridad
La preocupación por disponer de herramientas informáticas que trabajen en entornos seguros cada vez es más evidente. Por ello, es imprescindible que estos sistemas estén permanentemente actualizados frente a vulnerabilidades informáticas y adaptados a la nueva normativa europea de protección de datos. Estos aspectos, junto a la oportunidad de poder conocer y controlar en tiempo real aforos, poder comunicarse en caso de emergencias con los invitados en directo y poder integrarse en dispositivos físicos de control de acceso (barretas, tornos, etc), permitirán incrementar el valor añadido que un software de gestión de eventos puede aportar a tu cliente.
Sí todavía no cuentas con estos servicios para ofrecer a tus clientes y quieres ayudar a que su evento sea un éxito, las nuevas tecnologías están revolucionando el sector MICE y pueden ayudarte a destacar en un sector cada vez más competitivo. Tus clientes te lo agradecerán.
