Los compradores, que son pragmáticos de por sí, son perfiles profesionales acostumbrados a perseguir los objetivos y a utilizar todos los recursos disponibles a su alcance de manera constante para solucionar los problemas operativos y a nivel de costes de las empresas.
La hotelería tradicional ha tenido, históricamente, más margen de gestión en la línea de costes que la restauración organizada, estando muy ligados a la capacidad de cada cadena de llenar sus habitaciones y los precios medios a los cuales es capaz de hacerlo. Tiene una orientación máxima hacia el servicio al cliente. Se vende confort, se trasmite calidez y cercanía, se busca que el cliente se sienta en casa, y que existe una repetición de compra. Cada hotel puede ser diferente en función de dónde esté situado: urbano, vacacional, de temporada, etc., pero el objetivo final debe ser siempre el mismo, que el cliente se marche a casa satisfecho, deseando volver, o deseando volver a repetir estancia en un hotel de la misma cadena.
En una visión menos romántica de esta transacción, pero real de nuestro día a día, no tenemos que dejar de poner encima de la mesa la rentabilidad económica imprescindible en cualquier ámbito empresarial. En esta rentabilidad económica, la figura del director de Compras es estratégica para lograr que la cadena y que cada hotel logre su objetivo y pueda seguir dando ese servicio a sus clientes. Debe ser esa figura que desde lo alto del conjunto vele por los costes de la compañía y por el «bien común». Tiene la visión estratégica de los acuerdos y trabaja de la mano del resto de departamentos para lograr soluciones de una manera rápida y efectiva.
Por lo general, el cargo de un director de Compras se desarrolla básicamente en dos líneas. Una táctica, por medio de la cual se busca que la empresa pueda fluir de manera continua y sin interrupciones por falta de abastecimiento. Y, de manera complementaria, una línea estratégica, en la que ese director de Compras debe planear y desarrollar estrategias de abastecimiento que le permitan, por un lado, ajustarse a los cambios continuos del mercado, y por otro, optimizar las compras y suministros de modo que la empresa pueda maximizar sus ingresos.
Tareas de la Dirección de Compras
Diseña e implementa, en estrecha colaboración con el resto de departamentos de la empresa, la estructura de compra de la compañía en función de la casuística y necesidades de cada área. Y lo hará buscando la máxima eficiencia y rentabilidad, gestionando el presupuesto destinado a la ejecución de las compras.
- Se responsabiliza de la prospección, búsqueda y negociación con proveedores, recopilando y gestionando información de todo tipo respecto a los mismos: catálogo de servicios y productos que puede ofertar cada uno, relación calidad-precio, tiempos de entrega, fiabilidad y reputación en el sector, situación financiera, etc., negociando y pactando las necesidades de suministro.
- Coordina el control de calidad de las materias primas, productos y servicios adquiridos, controlando el correcto tratamiento y archivo de toda la documentación generada en las operaciones de compra.
- Conoce, de forma sistematizada, el inventario y estocaje de todas las materias primas y productos que están en posesión de la empresa, de cara a la gestión de los pedidos.
Impulsa la digitalización y la innovación
Además, el director de Compras debe ser el impulsor de la digitalización en su compañía. Los economatos y los jefes de estos departamentos operativos son claves en la implementación de soluciones digitales que permitan a las empresas emplear el tiempo mínimo imprescindible en trabajos administrativos y dedicar las habilidades de las personas a todas aquellas actividades que aportan valor, que generan negocio, que crean sinergias, que devuelven ahorros a la empresa.
El análisis correcto y detallado de la información nos permite tomar decisiones de manera rápida y precisa. Decisiones que en definitiva serán beneficiosas para nuestros clientes y empresa y los recursos deben, por tanto, emplearse en ello. La cercanía de los equipos de Compras a estas figuras, así como el tiempo que dedican a apoyarles en la solución de problemas operativos es siempre una inversión, nunca un coste. Por ello, es importante que cada director de Compras conozca bien sus recursos humanos operativos, para dar apoyo en las áreas en las que existen oportunidades de mejora y a su vez maximizar las oportunidades.
Es asimismo vital que el director de Compras en hotelería se convierta en el canalizador de la innovación que propondrán el resto de departamentos. Tarea ardua en la que hay que medir muy bien los recursos disponibles y el ROI de las acciones. En este caso, su capacidad analítica, de negociación y visión del conjunto serán de gran ayuda.
Es complejo en ocasiones compartir el concepto de TCO (Total Cost of Ownership) con los departamentos más operativos, ya que buscan oportunidades comerciales continuas. Confiar en la experiencia, recursos, conocimiento e imparcialidad del director de Compras en estos casos, es apuesta segura para que esa innovación sea rentable para la compañía. La innovación no rentable es una potencial pérdida de recursos humanos y económicos para todas las empresas. Nos desvía del foco de lo importante y de lo estratégico.
Por otro lado, el director de Compras es la imagen de la cadena con proveedores y colaboradores y debe ser capaz de transmitir de manera correcta las necesidades de la empresa en cada momento: esto es, ser flexible cuando la situación lo requiere y exigir con firmeza siempre que sea necesario.
Tras la incertidumbre de la pandemia, las tensiones de precios y suministros que ha generado el conflicto en Ucrania, las compañías buscan estructuras más verticales donde se creen más sinergias y se tenga más fuerza para resolver las cuestiones que dificultan a Operaciones el día a día.
No cabe duda de que el director de Compras y su departamento serán nuestros mejores aliados para lograr conseguir los objetivos que nos hemos marcado.
Imágenes cedidas: Cova Software en Unsplash
