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En muchos eventos realizados en salas de hoteles, participan profesionales de diversos perfiles. Al llegar, el participante menciona su nombre y recibe una acreditación. Tradicionalmente, los organizadores usan una lista impresa para marcar los nombres de los asistentes que ya han ingresado. Sin embargo, existe un método más eficiente y rápido que elimina la necesidad de buscar nombres en papel.
Fruto de la búsqueda de hacer eventos versátiles y del «check-in» a la sala, en Pecket analizamos diferentes soluciones tecnológicas, pero ninguna cubría la totalidad de las necesidades, por lo que tomamos la decisión de desarrollar nuestro propio sistema, perfeccionando todas sus funcionalidades en nuestros propios eventos hasta completar el lanzamiento de un sistema de gestión de eventos diferente a todos los demás.
Pecket es una start-up tecnológica de Peldaño Media Group, grupo de comunicación con más de 30 años de experiencia especializados en la creación de contenidos profesionales. Como expertos en comunicación y en la organización de eventos profesionales, surgió la necesidad de disponer de un sistema de gestión de acreditaciones y entradas para nuestros eventos lo suficientemente versátil como para poder adaptarse a las diferentes necesidades tanto de nuestros clientes como de los profesionales asistentes.
Personalización para cada evento
El proceso de registro y acreditación es completamente personalizable. Esto incluye desde el formulario inicial hasta el sistema de acceso que utiliza códigos QR, y abarca la personalización de las credenciales y el envío de correos electrónicos informativos. También es posible incorporar funcionalidades específicas de acuerdo con los requisitos particulares de cada proyecto. Esto facilita la acreditación según cada evento para así no estar atado a una sola forma de organización.
Accesibilidad y sencillez a la hora de acreditar asistentes
El panel de gestión para los administradores es intuitivo y accesible. Tras la formación inicial, nuestro departamento de soporte está disponible para resolver cualquier duda que pueda surgir, incluyendo soporte técnico presencial si fuera necesario. No se requiere ninguna tecnología específica por parte de la empresa organizadora; para escanear los códigos QR, se puede emplear cualquier dispositivo móvil iOS o Android, sin más requisito que descargar nuestra aplicación gratuita. Es importante señalar que, en eventos de pago, es necesario contar con un TPV virtual compatible con nuestro sistema. Además, para eventos donde no sea imprescindible, no es necesario imprimir el código QR, contribuyendo así a la sostenibilidad del evento.
Control y seguridad
Pecket ofrece al organizador del evento un gran control del mismo desde el momento de su concepción hasta el post-evento. Cuando una empresa decide organizar un evento (congreso, aniversario, formación interna, inauguración, etc.), independientemente del tamaño, el primer problema que se encuentra es la gestión de las invitaciones y ahí es donde Pecket comienza su labor, que más tarde continúa con la generación de los códigos QR para el acceso y dichos códigos ayudan al control de aforos e informes de actividad.
El desarrollo e implementación de mejoras y funcionalidades nuevas en el sistema sigue cada día mejorando. Un ejemplo reciente es la «Suite de Eventos», una plataforma diseñada para consolidar todos los eventos anuales de una empresa o un espacio determinado en un solo lugar. Esta herramienta facilita la creación y gestión de nuevos eventos, incluyendo la definición de lógicas y tipos de invitación. Por ejemplo, en el caso de los hoteles con múltiples salas, es posible asignar diferentes eventos de la Suite a cada sala a lo largo del año. Esto permite ofrecer la gestión de eventos como un servicio adicional a los arrendatarios del espacio, ayudando a recuperar y potencialmente rentabilizar la inversión inicial.
Actualmente, Pecket cuenta con la gestión de eventos de todo tipo y tamaño y características. Desde inauguraciones de pequeñas clínicas hasta los Premios Frontera y Ciclos de Conciertos de la Fundación BBVA, pasando por Ferias como Security Forum y Gym Factory, y por supuesto eventos de TecnoHotel como el TecnoHotel OnTour, entre otros eventos de otras empresas destacables.
Imágenes cedidas: Pecket Events
