En el Sector Hotelero coexisten tres procedimientos habituales para medir el desempeño de un ejercicio económico: compararlo con un año de referencia, compararlo con el presupuesto o, para los más avanzados, corregir el presupuesto original (proyectar) a medida que va transcurriendo el año y se dispone de nuevos datos y períodos ya cerrados.
El primer sistema, la referencia con años históricos, acostumbraba a ser muy válido en aquellos años en los que los hoteles no experimentaban grandes cambios en su operativa y estrategia comercial.
La aspiración principal era superarlo lo máximo posible… Ahora mismo es un procedimiento inviable, lo pasado ya pasó, y lo que viene no se parece en casi nada.
El segundo sistema (presupuestos) pasó a ser necesario hace ya bastantes años,
especialmente si se esperaban cambios en la operativa (redefinición de productos,
estrategias de comercialización, inversiones, etc).
Este sistema era tan válido que incluso una foto fija elaborada en octubre o noviembre, servía como referencia para todo el ejercicio siguiente con un alto grado de rigor. En este caso, la aspiración no buscaba tanto superarlo, sino establecer una estrategia orientada a conseguirlo, como guía para la toma de decisiones… Era un manual de instrucciones de un solo uso.
Así que, adentrándonos ya en el mundo de la gestión más profesionalizada, esos dos sistemas dejaron de ser la norma hace algún tiempo, y se han mejorado por la vía de las proyecciones, es decir, revisiones periódicas del presupuesto original a lo largo del ejercicio, para actualizar hacia dónde van, y qué van a necesitar para conseguirlo.
Es decir, un manual de instrucciones que se va actualizando constantemente y que igualmente tiene como objetivo adelantarte a cómo va a cerrar tu ejercicio económico.
Coincidirás pues, que el sistema de proyecciones es, sin lugar a dudas, la mejor de las opciones, pero lleva un problema asociado que no es menor: Establecer un procedimiento recurrente de ese calado supone muchas horas de dedicación a lo largo de todo el año, involucrando a todos los departamentos que, no lo olvidemos, están inmersos en la operativa diaria, por lo que ocasionalmente (por ser justos), acaba siendo más una carga que un beneficio.
Entonces, visto desde la distancia, uno concluye que lo ideal sería poder calcular un forecasting automatizado que evitara al equipo tener que proyectar constantemente, y que a su vez corrigiera sus pronósticos no mensual o trimestralmente, sino diariamente.
Overgop by Hoteldataflow, un Financial Management System creado específicamente para el Sector Hotelero, lleva desde el año 2022 implementando su modelo único de forecasting automático de la P&L y, por ende, del Total Profit, llevando a sus clientes a un nivel de profesionalización que está por delante incluso de las empresas más punteras a nivel global en este ámbito de actuación.
¿Qué implicaciones tiene este innovador sistema?
“La gran ventaja no es la automatización de éste proceso clave, sino la capacidad de
generar una ventaja competitiva frente a tus competidores gracias a la anticipación
inteligente y automatizada de variables que van más allá de las puramente financieras”, afirma Álvaro Badillo, socio de Overgop.
“Ahora imagina que, en lugar de actuar de forma reactiva, es decir, detectar oportunidades de mejora cuando ya has cerrado un mes contable, pudieras hacerlo sobre desviaciones que te van a ocurrir a futuro de forma preventiva”, añade Antonio Tapia, CEO de Hoteldataflow.
Obviamente un sistema de forecasting a nivel de Total Profit implica una fase previa de adaptación del plan de cuentas del hotel o cadena a una analítica USALI mejorada por el equipo de Overgop.
Ese proceso es clave para poder adaptar el modelo tanto a Hoteles urbanos como vacacionales, para que los modelos predictivos entiendan las relaciones en función del comportamiento de las líneas de venta tanto de habitaciones, como del resto de puntos de venta de los hoteles.
Y para ello, en Overgop disponemos de un equipo especializado no sólo en gestión económico-financiera, sino también en su aplicación específica para el Sector Hotelero. Overgop estará presente en FITUR, pabellón 8, stand 8D03.
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