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Optimizar el proceso de check in, ¿cómo hacerlo más cómodo para huéspedes y empleados?

Alicia Ruiz, TecnoHotel
Redactora de TecnoHotel. Socióloga y copywriter, especializada en SEO técnico. Si encuentras posibilidades de mejora en alguno de mis artículos o quieres compartirme tus sugerencias puedes contactarme a través de mi Linkedin, pinchando aquí o a través del email aruiz@peldano.com

El check in es la bienvenida del huésped a un hotel, hostal o cualquier otro tipo de alojamiento turístico, y este proceso tiene un papel fundamental en la experiencia de su viaje.

Es importante que este proceso sea cómodo para los viajeros, pero también para los empleados, pues de ellos depende la calidad de esta bienvenida.

En este artículo te proponemos algunas ideas para mejorar el proceso de check in en tu alojamiento turístico: ideas para que los huéspedes tengan una primera acogida cómoda y el equipo de personal pueda trabajar con mayor eficiencia.

¿Por qué es importante mejorar el proceso de check in?

El check in representa la auténtica llegada al destino para el huésped, pues es establecimiento es el lugar donde definitivamente podrá aterrizar y acomodarse antes de comenzar su viaje. Es por esto que resulta fundamental que este proceso sea agradable.

Si el proceso de check in es lento o problemático, lo más seguro es que esos huéspedes no vuelvan a elegir el hotel en su próxima estancia en el mismo destino.

Otra cuestión importante, por la que merece la pena invertir en mejorar este proceso de recepción, son los empleados del hotel: un proceso de check in eficiente permite al personal atender a los huéspedes con eficiencia, evitando esperas y descontentos por parte de los clientes y haciendo así más productiva su jornada.

¿Qué formas de hacer check in puede ofrecer un hotel?

Existen diferentes tipos de procesos de check in, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. A continuación, te presentamos algunos de los más comunes:

Check in presencial

Este es el proceso de check in más tradicional y consiste en que los huéspedes se presenten en la recepción del hotel para registrarse y recoger las llaves del alojamiento.

Puede convertirse en un proceso lento si hay muchos huéspedes esperando o si el personal de recepción está ocupado atendiendo a otras tareas. Sin embargo, tiene la ventaja de que los huéspedes pueden hacer preguntas directamente al personal y recibir asesoramiento personalizado sobre el hotel y la zona.

Aunque se trate de un modelo de registro tradicional que poco a poco muchos hoteles están descartando, no deja de ser una forma de acogida muy valorada por los huéspedes siempre que se realice de manera ágil.

Por eso esta forma de check in ha empezado a migrar a un formato de check in exprés, más ágil que la opción de registrarse presencial en recepción al tratarse de una simple y rápida entrega de llaves.

Su desventaja, por otro lado, es que no facilita a los huéspedes recoger sugerencias, referencias o recomendaciones de la zona por parte del personal del hotel.

Check in remoto

El check in online y remoto es un proceso cada vez más común en los alojamientos turísticos modernos. Consiste en que los huéspedes pueden hacer el check in a través del móvil o a través de la propia página web del hotel.

Este proceso es muy cómodo para los huéspedes, ya que facilita que se registren desde cualquier lugar y en cualquier momento y, evidentemente, ahorrándose cualquier tipo de espera.

Además, el check in remoto también aporta ventajas para el personal del hotel, ya que reduce la cantidad de trabajo en la recepción y permite una mejor organización para dedicarse a otras tareas importantes.

Check in automático

El check in automatizado funciona, por lo general, a través de una aplicación móvil, y también puede ayudar a agilizar el proceso de check in y reducir la necesidad de personal humano.

Esta forma de registro aúna características del check in remoto y el check in exprés: comodidad, velocidad e independencia para acceder al alojamiento.

Además, muchos hoteles incluyen máquinas de acceso para registrarse en la recepción, sin necesidad de recurrir al personal y como alternativa al registro móvil. Estos software de entrada suelen ofrecer recomendaciones y guías de la zona para el viajero.

Cómo mejorar el proceso de check in de un alojamiento turístico

Teniendo en cuenta todas las alternativas, llega el momento de decidir. Estos son algunas ideas para hacer el proceso de check-in más fácil para los huéspedes y los empleados de un hotel:

  • Check in online o automatizado. Entre todas las opciones, se posiciona como la forma de registro más valorada por los viajeros, ya que es una forma de recepción ágil que permite reducir el tiempo que los huéspedes pasan esperando en la recepción para hacer el check-in.
  • Prepara y programa el proceso de recepción. Con antelación a su llegada, pedir a los huéspedes que proporcionen cierta información, como su número de pasaporte o información de pago, hará que el proceso de check-in sea mucho más rápido y fluido. Esto puede ayudar a evitar retrasos innecesarios.
  • Asistencia personalizada. Si el hotel cuenta con suficiente personal, puede ser interesante ofrecer asistencia personalizada para huéspedes que lo soliciten. Así es posible combinar una forma de registro online o automatizada para quienes prioricen la agilidad, junto al servicio de asistencia para, por ejemplo, ayudar con el equipaje o recomendaciones turísticas sobre la zona.

Imágenes cedidas: Freepik

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Redactora de TecnoHotel. Socióloga y copywriter, especializada en SEO técnico. Si encuentras posibilidades de mejora en alguno de mis artículos o quieres compartirme tus sugerencias puedes contactarme a través de mi Linkedin, pinchando aquí o a través del email aruiz@peldano.com

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