Claves para la reforma hotelera en el escenario turístico actual

Tras el año 2023 en el que el volumen del turismo superó los máximos históricos y un primer semestre del 2024 que apunta a superarlos, las cifras de inversión en la reforma y construcción de hoteles llevan camino de récord. 

El escenario actual a la hora de reformar un hotel se centra en 3 grandes problemas:

• La dilatación de la temporada turística, fruto de las iniciativas para la desestacionalización, que conlleva un acortamiento del período en el que un hotel permanece cerrado y durante el que se pueden acometer obras de remodelación profundas. 
• La falta de grandes stocks de determinados materiales de construcción, a consecuencia de la pandemia, que hace que sea más necesaria la previsión y la anticipación en su compra.
• La escasez de personal cualificado debido a la fuga tras el COVID a otros sectores con menor estacionalidad.

Este escenario obliga a que una obra se deba convertir en una cadena muy ordenada de procesos en la que haya poca cabida para variaciones e imprevistos. 

Por todo esto, si queremos obtener resultados óptimos a la hora de acometer una reforma hotelera, tendremos que centrarnos en 3 puntos principales: en el ANTES de la reforma, en el DURANTE y en el FINAL de la misma.

Claves previas a una reforma hotelera

Las 9 claves imprescindibles en las que deberemos focalizarnos ANTES de empezar la reforma son:

1. Inspección el estado actual: Es fundamental realizar una evaluación exhaustiva del estado actual del hotel, identificando áreas que requieren reparación o mejora, tanto a nivel de instalaciones (a ser posible, incluyendo la opinión del departamento de Mantenimiento) como constructivo (posibles patologías estructurales y/o constructivas).
2. Definición los objetivos de la reforma: Igualmente, deben quedar claros los objetivos, tanto desde el punto de vista operativo (tipología de hotel, nicho de mercado, posicionamiento…) como técnico (mejora de instalaciones, eficiencia energética, sostenibilidad, etc).
3. Desarrollo de los proyectos técnicos: Una vez definidos los objetivos se debe contar, en función del volumen de la obra, con un equipo técnico de Arquitectos, Interioristas e Ingenieros para generar los planos y especificaciones técnicas que reflejen el producto de la transformación del activo y sirvan como base para una licitación del proyecto lo más ajustada posible al resultado final y el desarrollo en plazo de la obra. De igual manera, dichos proyectos deben garantizar el cumplimiento de las diferentes normativas.
4. Presupuesto: En base a las definiciones del equipo técnico, se debe establecer un presupuesto detallado que incluya todos los costos posibles, desde licencias y honorarios hasta materiales, mano de obra y posibles contingencias.
5. Cronograma: Partiendo del diseño técnico, se ha de elaborar un cronograma realista que detalle todas las fases del proyecto y sus plazos. Asimismo, a dicho cronograma se deben añadir los plazos para la obtención de licencias y permisos, teniendo en cuenta que, en los casos de obras mayores y en función del municipio en el que se enclave la obra, estos plazos pueden variar en un porcentaje importante.
6. Ejecución de una habitación piloto: No sólo para verificar el proyecto a nivel operativo, sino también como palanca de marketing del futuro producto. Además, permitirá verificar y ajustar el coste global del proyecto, así como resolver las dudas técnicas y constructivas que se puedan generar.
7. Selección de Proveedores y Contratistas: De cara a la licitación del proyecto, y en función de su tipología y volumen de inversión, deberemos realizar una cuidada selección de contratistas y proveedores, evaluando tanto su experiencia previa como las referencias sobre su trabajo. Debido al elevado volumen de inversión hotelera y la mencionada escasez de personal cualificado, cuanto antes se realice la licitación y la adjudicación mayores garantías tendremos de poder contar en nuestro proyecto con los contratistas más adecuados.
8. Firma de acuerdos y contratos: Puesto que serán las “reglas de juego” con las que se regirá nuestra relación con los contratistas, deberemos firmar contratos claros que especifiquen de manera concisa los términos del trabajo, sus calidades, los plazos y las condiciones de pago. De igual manera, deberán recoger los procedimientos a nivel documental (presentación de acreditaciones, certificados, boletines, etc.) así como la manera de gestionar -si los hubiere- los cambios, las partidas de obra adicionales y el incumplimiento de los plazos de ejecución tanto parciales como finales.
9. Ajuste del presupuesto y el calendario de obra: Partiendo de los precios obtenidos tras la licitación y a los posibles cambios introducidos en la habitación piloto, se debe ajustar el presupuesto del proyecto. De igual manera, tras haberlo compartido con la constructora para poder incorporarlo al contrato, se debe ajustar el calendario de obra, debiendo quedar reservado en este un plazo para posibles contingencias y para poder realizar la formación de los equipos del hotel y, de ser necesario, un soft-opening que permita su rodaje.

Claves durante la reforma

Durante mis casi 20 años de experiencia realizando reformas hoteleras he podido comprobar que todos y cada uno de estos puntos son absolutamente necesarios, ya que son la base para que el siguiente paso, la ejecución de la obra, sea eficiente. En este punto, las 4 claves fundamentales para gestionar el proyecto DURANTE la reforma de manera eficiente son:

1. Supervisión constante: Se debe supervisar en todo momento el progreso de las obras, asegurando que se cumplan los plazos y el presupuesto. De igual manera, deben identificarse los posibles riesgos e imprevistos que puedan surgir y, de manera anticipada a su aparición, desarrollar planes de acción y alternativas específicas para cada uno de ellos.
2. Comunicación: Se deben mantener reuniones regulares con todos los involucrados (Propiedad, técnicos, contratistas, mandos del hotel) para discutir el progreso de la obra y los posibles imprevistos que hayan surgido. Es importante restringir las visitas de obra a aspectos principalmente técnico-constructivos y definir previamente el orden del día, pudiendo tratarse el resto de temas en reuniones monográficas. 
3. Flexibilidad y adaptabilidad: se debe establecer un proceso de toma de decisiones para resolver los posibles imprevistos de manera rápida y eficiente, siendo fundamental en este punto la implicación de la Propiedad. De igual manera, se debe mantener cierta flexibilidad en los planos y especificaciones para adaptarse a cambios necesarios sin comprometer la visión general del proyecto.
4. Procesos y registro documental: se deben establecer procedimientos formales para la aprobación ágil de los posibles cambios -previa evaluación de su impacto en el presupuesto, el plazo y la calidad- y generar documentos que los reflejen. De igual manera, se debe reflejar en actas los temas tratados y las decisiones adoptadas en cada una de las reuniones y visitas de obra, así como llevar registros detallados de los cambios e imprevistos que surgen y las medidas que se implementan para paliarlos.

Puntos clave para finalizar una obra

Antes del FINAL de la obra, deberemos asegurarnos de la correcta puesta en marcha del activo y de que la reforma realizada se ajusta al proyecto contratado, para así formalizar la liquidación económica con los contratistas. En esta fase, los 3 puntos clave a tener en cuenta son:

1. Repasos, pruebas y ajustes: Previamente a la recepción de la obra se deben elaborar los listados de repasos preceptivos para garantizar la calidad de la ejecución, así como realizar las pruebas de todos los sistemas e instalaciones para asegurar que funcionan correctamente antes de la puesta en operativa del hotel.
2. Formación del personal: Conjuntamente con los contratistas y antes de la apertura, se debe proporcionar al personal del hotel la capacitación necesaria sobre el uso y mantenimiento de las nuevas instalaciones y sistemas.
3. Liquidación de la obra: una vez se ha comprobado que la obra ejecutada se corresponde con las condiciones del contrato, se debe proceder a la liquidación económica y a la recepción positiva de la misma. Fruto de este acuerdo, se generará un certificado final de obra que deberá reflejar el importe total pagado y el montante total de las retenciones practicadas sobre las facturas, el cual durante los 12 meses siguientes a la recepción será la garantía de subsanación de las posibles deficiencias que pudieran aparecer.

Considerando e implementando todos estos aspectos podremos culminar con éxito la reforma de nuestro activo hotelero, garantizando el cumplimiento de los objetivos de coste, plazos y calidad.

Imágenes cedidas: Iliya Jokic en Unsplash