Cómo afecta la percepción de seguridad al turismo de eventos

Sabemos que el sector MICE y el turismo relacionado con los eventos han sido los más afectados por la pandemia. Partiendo de esta base, resulta interesante reflexionar sobre los cambios que la crisis sanitaria ha impulsado en estos segmentos. De esta manera, podrán mejorar la percepción de seguridad de los viajeros y, así, impulsar su recuperación.

Por ello, la EMA, Event Managers Association Spain y el Event Management Institute han elaborado un estudio conjunto. El informe ha sido presentado en el Centro de Convenciones del Parador de La Granja, en el marco de la tercera edición corporativa de los Iberian MICE Forums. Sus datos son realmente interesantes, pues también ofrecen pautas clave a la hora de seleccionar los espacios.

La flexibilidad entendida en un sentido amplio se demuestra como clave. Mientras, la necesidad de reconstruir el valor de la confianza a través de la seguridad encabeza otra de las principales conclusiones. Por tanto, parece claro cuál es el camino que el turismo tiene que seguir tomando para mejorar sus resultados. En palabras de Juan del Rey, Director Gerente de AEGVE, Asociación de Gestores de Viajes de Empresa, ha defendido el valor de nuestro sector. «No sólo somos turismo, también somos economía», ha defendido.

Iberian MICE Forums - Segovia Mesa Redonda
Juan del Rey, Managing Director AEGVE, Laura Valdeolivas, Directora PortAventura Business & Events, Carlos Lorenzo, Presidente AEVEA y Rafael Grande, Gerente de la EMA

La importancia de la flexibilidad

Del estudio La percepción de seguridad Post Covid se desprende sobre todo que el event manager busca flexibilidad. Ya sea en los venues, la tecnología, las empresas e incluso los pagos, pero es indispensable. Al menos los organizadores de eventos tienen claro su peso a la hora de garantizar que el encuentro se produzca en las mejores condiciones posibles para todos los asistentes.

Esa flexibilidad acerca a los proveedores de servicios a la figura de partner. Ahora es necesario que se convierta en un agente de confianza que se integra y ofrece mejores garantías de colaborar de una forma positiva. Lo interesante es que esa construcción de confianza pasa de nuevo por la flexibilización de las normas en las empresas. También, por «una mayor visibilidad de los eventos como entornos seguros y normativas coherentes a nivel gubernamental», según ha declarado Raimond Torrents, CEO del Event Management Institute.

Respecto al optimismo que se respira en este segmento, es bastante elevado. La mayoría de event managers consideran que la recuperación es posible (78,3%) a pesar de la crisis. Mientras, el 54,3% se enfrenta a la situación como a un desafío que va a cambiar el rumbo futuro de la industria. Eso sí, porcentajes más pequeños se muestran cansados de la situación (8,7%), desesperados ante la falta de certezas (7,6%) e incluso algunos se plantean cambiarse de sector (6,7%).

Cómo han cambiado los eventos con la pandemia

Evidentemente, desde que entró en vigor el estado de alarma hasta ahora, los eventos han cambiado mucho. Entre las principales diferencias que encontramos antes y después de la pandemia, destacan las siguientes:

  • Han aumentado las opciones virtuales
  • Se ha producido una actualización tecnológica obligatoria
  • Los eventos se han descentralizado
  • El énfasis está puesto en reconstruir la confianza
  • En conjunto, ha madurado el sector eventos

La investigadora Lourdes Charles, psicóloga experta en estudios de mercado y coautora del estudio, destacó el aprendizaje que se ha producido. Reconoce que ha sido duro, pero considera que ha servido. «Hemos reaprendido la necesidad del contacto físico, la importancia del coffee break y del networking», comenta. De ahí que haya también un interés por volver a la presencialidad.

Requisitos indispensables en los venues

En el momento de seleccionar los venues, hay una serie de cualidades que se valoran por encima del resto. La principal es la flexibilidad del espacio, para que pueda ser más amplio o más pequeño si se producen cambios en las normativas (66,3%). También es un requerimiento la implantación de las regulaciones sanitarias (50%). Además, son más valorados aquellos espacios con opción a organizar eventos híbridos (41,3%).

Al mismo tiempo, es necesario que prime la accesibilidad y una buena conexión en transporte (24%). Del mismo modo, la seguridad e higiene como partes fundamentales de los servicios (15,2%) es un eje que en este tipo de turismo se tiene muy en cuenta, por lo que no debe descuidarse. Otro factor determinante a la hora de hacer la selección es la preparación a nivel tecnológico.

El nivel de familiaridad con el sitio también puede influir, pues aquellos conocidos dan la sensación de ser más fáciles de gestionar por las empresas. En cuanto a las medidas Covid que deben adoptarse, hay discrepancias. El 63% considera importante apostar por el pasaporte Covid o, en su defecto, por la realización de test de antígenos. Sin embargo, el 22,8% considera que, si no hay una regulación oficial, no serían necesarias implementar estas medidas adicionales.

Principales preocupaciones de seguridad en un evento

En definitiva, reforzar la seguridad es esencial para que los eventos recuperen la fuerza que tenían antes de la pandemia. Ya se está intentando retomar el ritmo, pues como vemos en el gráfico, hay distintas estrategias para conseguirlo. El estudio concluye que se va a empezar poco a poco, con encuentros pequeños que gradualmente irán creciendo. A su vez, la regulación interna de las compañías tendrá un papel clave, mientras que la convivencia entre formatos ha llegado para quedarse.

Los perfiles profesionales

Ha cambiado la forma de comunicar y por lo tanto los perfiles profesionales, destacó Carlos Lorenzo. Él reivindica la necesidad de incorporar perfiles más jóvenes, como los millennials y pertenecientes a la Generación Z. Sobre todo, porque ellos pueden abarcar otro tipo de aspectos y dominar las nuevas formas de comunicación que demanda la audiencia. Por su parte, el Presidente de AEVEA ha destacado igualmente la importancia de justificar el valor de las agencias de eventos y la profesionalización de los servicios.

Para Laura Valdeolivas, la pandemia ha acelerado el cambio, pero no lo ha provocado. «Ha cambiado la forma de trabajar, necesitamos perfiles más transversales quizás no tan MICE». En especial, porque ellos ayudan a «tener una visión más objetiva desde fuera». Explica que este es el motivo de que muchas empresas estén «agrupando y simplificando sus departamentos para trabajar de otra manera, en base a los tipos de clientes y mercados», ha puntualizado la Directora de PortAventura Business & Events. También ha hecho especial hincapié en la importancia de reducir la movilidad para aumentar la sostenibilidad.

La vuelta a lo presencial y las relaciones interpersonales

En general, la transformación digital ha acelerado los eventos y obliga a todos los agentes que participan a actualizarse. Los presenciales tienen la ventaja del networking, pero los online permiten atraer a más ponentes, como famosos y especialistas. Por eso, el informe también indica que se ha producido un cambio cultural, en el que los eventos híbridos predominan. Esta es una de las razones por las que cada vez es más importante la estrategia en los eventos.

A su vez, se perfila una clara tendencia hacia formatos que suponen audiencias más pequeñas, como los roadshows y las jornadas más cortas. «Los eventos seguirán siendo eventos. Habrá básicamente eventos presenciales con ligeros toques de online, pero siempre por un motivo», asegura Carlos Lorenzo. Su afirmación está en línea con una de las principales tendencias del estudio, que destaca eventos más enfocados en las relaciones, la necesidad del networking y el contacto presencial.

Todo esto afectará igualmente a los formatos digitales y eventos híbridos, que se plantean principalmente para formación y contenidos divulgativos. Por supuesto, también influye en los venues, que deberán de estar tecnológicamente a la altura e interconectados.

Reconstruir la confianza

En estos momentos, lo que queda claro es que hace falta reconstruir la confianza en los eventos. Para ello, los gobiernos deben estandarizar las regulaciones y asegurarse de que sean coherentes en todos los sectores. Mientras, las marcas tienen que apostar por garantizar la seguridad y las compañías por ser más flexibles.

En cuanto a los protocolos Covid, el informe asegura que conviene normalizar el pasaporte o los test de antígenos. Además, es clave comunicar todos estos aspectos de forma clara y directa, para que lleguen a la audiencia. Una audiencia que, por su parte, tiene que normalizar la situación y los encuentros cara a cara a nivel empresarial, con el fin de reducir la incertidumbre.

En definitiva, la flexibilidad ahora es fundamental en varios sentidos. Del mismo modo, la proximidad a los venues o una buena conexión en transporte importan. También se están abriendo las puertas a espacios menos tradicionales. En cualquier caso, siempre es necesaria una actualización tecnológica y una alianza con el venue, que ahora debe ser más un partner que un proveedor.

Imágenes cedidas: Mikael Kristenson en Unsplash, Event Managers Association Spain / Event Management Institute, Jason Goodman en Unsplash

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