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Estrategias para la digitalización de una recepción hotelera

David Val Palao
Director de TecnoHotel. Licenciado en Periodismo por la Universidad Complutense, ha trabajado durante más de 10 años en el sector educativo y cultural. Desde 2017, escribe y coordina TecnoHotel. Ha pasado por los cargos de redactor y redactor jefe hasta que fue nombrado director en septiembre de 2023. Síguelo en Linkedin.

Digitalizar el check-in se ha convertido en uno de los procesos que más interesante a los hoteles. Sirven, principalmente, para agilizar la llegada de los huéspedes, evitar aglomeraciones en recepción e invertir en experiencia de cliente, pues el personal puede centrarse en dar un plus al viajero, dejando aparte todo el proceso más rutinario.

Juan García Vila, CEO de Roommatik, participó en el congreso de TecnoHotel Forum para mostrar diferentes soluciones a la hora de digitalizar el check-in. Aun así, hizo especial hincapié en que a la hora de digitalizar la recepción, lo más importante es tener en cuenta qué tipo de llaves tengo o, al menos, cuáles quiero tener.

«La llave digital en el móvil es muy avanzada tecnológicamente hablando, pero no puede ser la llave única, pues obligamos al huésped a llevar siempre el móvil encima y a no quedarse sin batería», señala.

En primer lugar, se puede digitalizar por partes:

  • Escáner de DNI para identificar al huésped (ya es más ágil, más rápido).
  • Instalar cerraduras electrónicas y/o entregadores de llaves
  • Tablet para recoger la firma, los datos adicionales y ofrecer upselling.
  • Pago con datafono conectado al PMS.

Aun así, su apuesta es por una digitalización integral, que puede darse de varias maneras.

juan garcía vila roommatik

1. Kioscos

Ventajas:

  • Solución universal, muy accesible a cualquier usuario
  • Entrega de todo tipo de llaves
  • Asignación de habitaciones a la llegada, porque estará conectado al PMS
  • Evita aglomeraciones en recepción

Inconvenientes:

  • Inversión elevada
  • Necesario adecuar espacios
  • Necesario mantenimiento de hardware, como un coche

2. Check-in online (hágaselo usted mismo)

  1. Con entrega de llave integrada

Ventajas:

  • Solución económica (es software; el hardware lo pone el cliente)
  • Integrable con la app del hotel
  • Ayuda en la fidelización del cliente
  • El huésped siempre lleva la llave en su móvil
  • Evita aglomeraciones en recepción

Inconvenientes:

  • Solo algunos huéspedes pueden utilizarlo
  • Compatible únicamente con llave digital o llave de código
  • Plantea el problema del ahorro energético in room
  • Puede haber rechazo por la descarga de la app móvil
  • Es obligatorio un plan B por si el huésped no dispone de su móvil
  1. Sin entrega de llave integrada

Ventajas:

  • Solución económica.
  • Integrable con la app del hotel
  • Ayuda en la fidelización del cliente
  • No implica inversión en infraestructuras
  • En resumen, equivalente al check-in online de las compañías aéreas

Inconvenientes:

  • Solo algunos huéspedes pueden utilizarlo
  • Se necesita personal para entregar la llave
  • No evita aglomeraciones en recepción
  • Puede haber rechazo a la idea de descargar app móvil

juan garcía vila roommatik

3. Check-in semiatendido

Una de las últimas soluciones implementadas en Roommatik. Equivale al modelo de los supermercados: el cliente puede hacer autopago, pero hay una persona atendiendo diez cajas. Esa persona acude y ayuda. Muy útil por ejemplo cuando llegan dos autobuses. Es una solución basada en tablets o en equipos similares.

  • Solución universal, muy accesible a cualquier usuario
  • Compatible con todo tipo de llaves
  • La asignación de habitaciones se puede realizar en tiempo real
  • Inconveniente: se necesita personal para entregar la llave y para supervisar el proceso.

En definitiva, lo mejor es apostar por soluciones híbridas y encontrar la combinación más adecuada para cada tipo de hotel.

juan garcía vila roommatik

Autores

Director de TecnoHotel. Licenciado en Periodismo por la Universidad Complutense, ha trabajado durante más de 10 años en el sector educativo y cultural. Desde 2017, escribe y coordina TecnoHotel. Ha pasado por los cargos de redactor y redactor jefe hasta que fue nombrado director en septiembre de 2023. Síguelo en Linkedin.

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