Cualquier solución encaminada a automatizar las tareas relacionadas con la tesorería debe estar diseñada con la finalidad de contribuir a la planificación y control de los activos financieros. Debe tratarse de un sistema dinámico e interactivo que actualice su información con los datos que diariamente proporcionan las entidades bancarias.
Un programa “10” de tesorería deberá incluir además, funcionalidades específicas que faciliten el control de los cobros y los pagos, automatizando todas las tareas administrativas relacionadas con los mismos.
Si adicionalmente el sistema permite optimizar la relación del establecimiento con la Administración Pública, gestionando de manera eficiente y proactiva el pago de sus impuestos, el beneficio se extiende más allá, pues de ello dependerá en gran medida su salud financiera y su equilibrio de caja.
Enumerando las ventajas concretas
Las empresas hoteleras que utilicen una solución tecnológica para gestionar su tesorería, mejorarán en:
1) Seguridad en la contabilización de los cobros y pagos. Dispondrá de las herramientas necesarias para automatizar la contabilización de los cobros y pagos cuando son conocidos, adelantándose a la recepción de los extractos bancarios. Al utilizar sus propios registros contables y previsiones como su fuente de información más fiable y así contrastar las acciones de terceros (clientes, proveedores, bancos,…).
2) Ahorro de tiempo. Podrá conciliar las cuentas bancarias automáticamente a partir de la información contenida en ficheros con la norma 43 de la Asociación Española de Banca Privada (AEB). Además, ante una auditoría podrá obtener toda la información inmediatamente, incluyendo la justificación de las diferencias, a cualquier fecha, entre los saldos en contabilidad y los proporcionados por el banco.
3) Previsión de saldos. Las posiciones en las distintas cuentas bancarias, tanto a fecha de operación como de valor, las podrá obtener considerando la información contable, las previsiones de ingresos y pagos (incluyendo préstamos e inversiones financieras), disponibilidad de cuentas de crédito, etc.
4) Trazabilidad de los documentos de cobro y pago. Podrá relacionar y seguir la pista de los documentos que justifican una operación comercial de compra/venta: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, asientos, documentos de cobro pago, histórico de las situaciones de los documentos de cobro pago,…
5) Planificación presupuestaria. Podrá definir libremente las partidas sujetas a control presupuestario y manejarlas a un nivel de planificación, comparándolas con las previsiones conocidas y con las realizaciones. La generación y modificación de sus presupuestos podrán ser automatizados en base a criterios lógicos.
La gestión de la tesorería encierra un enorme potencial pues analizar y “administrar” la información relacionada con los saldos bancarios, los presupuestos de tesorería o las condiciones de negociación con las entidades bancarias (remesas, descuentos, préstamos, inversiones, etc.) reporta grandes beneficios, tangibles e intangibles, para las empresas hoteleras.
Imagen Software de Tesorería vía Shutterstock.
