No cabe duda hoy en día de las enormes capacidades de las soluciones tecnológicas que existen en el mercado en cualquier ámbito de la gestión de un hotel.
Desde el Revenue Management hasta el channel manager, pasando por el digital signage, por citar tan solo algunos. La transformación digital de un hotel ya no es cuestión de si abordarla o no, sino más bien de cuándo y cómo.
En este sentido, el área de Compras no debe escapar a los avances de la digitalización. Sin embargo, no es sencillo implementar una estrategia digital cuando los programas de gestión tradicionales no son capaces de proporcionar la flexibilidad necesaria para evolucionar hacia las nuevas necesidades.
Las oportunidades del business intelligence
Una de las principales soluciones que puede aportar un gran beneficio en términos económicos para el área de Compras son las herramientas de Business Intelligence (BI).
Las posibilidades de analizar los datos de compra de forma eficiente y con resultados inmediatos son casi ilimitadas. Aquí van algunos ejemplos de tipos de análisis que se pueden realizar de forma realmente sencilla:
- Monitorización de seguimiento de presupuesto con análisis de desviación según familia de producto.
- Creación y monitorización de KPIs de compras, para determinar si la evolución de las mismas responde a la evolución del negocio o se trata de otro problema.
- Racionalización de productos para incrementar concentración de compra y mejorar el poder de negociación.
- Benchmark de hoteles para identificar las mejores prácticas y compartirlas rápidamente entre toda la organización.
- Análisis fácil e intuitivo por países, regiones, tipos de hoteles. Se puede segmentar la información de forma sencilla para que las conclusiones sean prácticamente inmediatas.
- Seguimiento del ROI de las inversiones realizadas
- Monitorizar la evolución en el cumplimiento de los objetivos de sostenibilidad que se haya marcado la organización, analizando el impacto tanto en coste como en la satisfacción del cliente
Y así podríamos seguir identificando oportunidades, porque cuanto más se trabaja con estas soluciones, más preguntas nos hacemos buscando nuevas respuestas.
¿Cómo implementar con éxito una estrategia de BI?
Para completar con éxito una estrategia de Business Intelligence en el área de Compras, los pasos a seguir son sencillos:
- Identificar los parámetros clave de análisis para crear los KPIs que facilitarán el análisis.
- Identificar la fuente de datos y cómo estos se alimentarán de forma recurrente al sistema. En este sentido, en muchas ocasiones es más sencillo pedir la información a los proveedores (que siempre querrán aportar servicio y valor a sus productos) que pedirlo al área de IT interna, la cual suele tener proyectos de gran envergadura y pocos recursos disponibles para este tipo de proyectos
- Identificar una solución de BI que su manejo sea sencillo e intuitivo. Si empezamos con herramientas complejas, el proyecto puede morir antes de comenzar por las necesidades de programación que necesitará el software y además el coste será muy elevado.
- Esta herramienta debe ser capaz de trabajar con múltiples fuentes de datos, ya que no toda la información suele estar en un único sistema. Y adicionalmente la potencia del análisis se multiplica a medida que se añaden más fuentes de datos de origen diferente
- El partner que aporte la solución de BI debe facilitar no solo la definición del proyecto y la implantación de la misma, sino también su uso efectivo. En muchas ocasiones, no se aprovecha el potencial del software por falta de tiempo para aprender su funcionamiento. En este sentido, la formación es clave.
¿Qué solución elegir?
Existen muchas soluciones en el mercado de Business Intelligence, por lo que es importante realizar un buen análisis previo para encontrar la mejor solución.
Existen soluciones que permiten bastante autonomía en el desarrollo de los cuadros de mando (PowerBI o Tableau, por ejemplo). Estas herramientas si bien permiten un desarrollo sin necesidad de programación, no dejan de necesitar de personal experto en el tratamiento de los datos y la configuración del sistema para poder llegar a obtener el conocimiento que esconden los datos.
A su vez, existen otras herramientas como Orbita Dashboard, que ofrecen soluciones llave en mano. El proceso de creación de los cuadros de mando en este caso es 100% asistido. Desde la identificación de los KPIs, la identificación de las fuentes de datos, su preparación y tratamiento para la explotación y el diseño final de los cuadros de mando, ajustándolo a las necesidades específicas de cada negocio.
También es importante considerar el mantenimiento de los cuadros de mando, ya que la carga recurrente de los datos es otro proceso que requiere tanto de cierta disciplina como un esfuerzo continuo. Y en este sentido Orbita Dashboard también ofrece soporte continuo para facilitar este proceso.
Actualmente, es muy sencillo poner en marcha una solución de Business Intelligence en el área de compras de los hoteles, consiguiendo importantes beneficios que rápidamente tiene un retorno muy positivo para la organización.
