Principales formas de simplificación en los viajes de negocios

El Corporate Lodging Forum, un evento organizado anualmente por HRS en trece mercados, reunió en Madrid a profesionales influyentes del sector de los viajes de negocios. El principal objetivo del encuentro fue analizar los cambios que se están produciendo en el sector del Business Travel, en el que cada vez hay una mayor urgencia por simplificar. A continuación, algunas de las propuestas sugeridas durante el encuentro:

Simplificar a través de la externalización de la gestión

A pesar de que los viajes de negocios no pertenecen a los servicios esenciales para el desarrollo de la actividad principal, pocas empresas los subcontratan. «Ya sea por desconocimiento de los procesos o por una aplicación incorrecta de los mismos, la cifra de compañías que confía esta labor a terceros solo alcanza entre un 15 y un 20%», asegura Carole Poillerat, directora ejecutiva del Lodging Forum HRS. Reflexionar sobre los factores que intervienen, las ventajas, riesgos y agentes implicados es importante.

• Reglas de Oro de la externalización. Algunas de las reglas serían que el proceso esté controlado y mejore la productividad, asegurarse de la solidez del partner, tener una correcta comunicación interna y externa, o implicar a los departamentos de Recursos Humanos, ya que suelen ser procesos largos y pueden surgir tensiones entre equipos.
• Ventajas del Outsourcing. Las principales razones para externalizar los viajes de negocios son, según Marco D’Ilario, director en España y Portugal de HRS Global Hotel Solutions: «el ahorro de costes, una mayor flexibilidad en costes fijos y variables, obtener una mayor eficiencia y ganar en competencia si se trabaja con proveedores que representan la excelencia en su campo».
• Evitar riesgos de la externalización. Una de las mejores maneras de minimizar los riesgos, según Marta Crespo, es: «definir un buen contrato, que tenga en cuenta las diferentes casuísticas de las empresas externas y esté bien documentado de cara a futuro; que el proveedor sea el idóneo; informar a todos los departamentos…».
• Monitorizar al proveedor. Una vez implementada la externalización es necesario medir tanto los costes como la calidad recibida de los partners a través de indicadores definidos en los contratos.

Simplificación de pagos

La simplificación en los pagos aporta una serie de ventajas y soluciones «con las que ahorras porque antes estabas malgastando», asegura Héctor Martín, vicepresidente de Ventas Globales de Voxel Group. Las organizaciones pueden beneficiarse de una estrategia centralizada donde «el enfoque sea transversal: un circuito completo que vaya de la contratación a la reserva, al pago y a la facturación». De esta manera, se eliminan los impactos negativos en toda la cadena de valor del Business Travel, incluyendo al viajero, el consumidor final.
Simplificar las gestiones mediante una solución de pago afecta positivamente a la experiencia del viajero y a la política de viajes. Raúl Sánchez, Sales Director de American Express, considera que el aspecto cultural influye en la implementación de este tipo de soluciones y observa que «el mercado mediterráneo es reticente a dar a su empleado una tarjeta», geneerando capas administrativas que se «pueden eliminar incorporando la tecnología: el móvil y los tokens».
Sandra Félix, Travel Manager de Bosch, asegura que las principales dificultades en los pagos se centran en «el abono de costes, las finanzas y los sistemas de pago», y que estos inconvenientes afectan también al viajero, en lo que se refiere a «transferencias, uso de tarjeta personal, pérdida de información de gastos, gestión post viaje, recuperación de IVA, etc». Una solución global podría ser idónea porque se definirían «destinos, consumos y acuerdos».

Simplificación con la tecnología

Las innovaciones tecnológicas se aplican a diversas capas del segmento de los viajes para lograr una optimización de recursos internos y una mayor satisfacción para el viajero. Empresas como Amadeus incluso disponen de un departamento enfocado a la búsqueda de «tecnología innovadora y nuevas ideas que se puedan aplicar al sector desde un punto de vista interno y externo», explica su Head of Innovation, Sara Paván.
Paván expone tres ejemplos en los que la innovación, apoyándose en la inteligencia artificial, beneficia al viajero y a la empresa: los perfiles construidos a partir de los datos almacenados permiten ofrecer experiencias personalizadas, mejora la asistencia que los proveedores dan al viajero y los objetos de uso cotidiano estarán controlados y el usuario recibirá una mejor oferta según su ubicación».
Además, el uso de la tecnología en este sector tiende a humanizarse y a simplificarse para el usuario, como menciona Alexis Batlle, CEO de Avuxi. El machine learning permitirá «dar a la persona la información que necesita, en e momento en que la requiere y con gran precisión».
Sin embargo, la implantación de las nuevas tecnologías en el sector hotelero es lenta y costosa. Las empresas, asegura Sara Paván, están dispuestas a invertir «si ven beneficios o se reducen costes». Precisamente, una de las cosas que pretenden conseguir las empresas mediante la tecnología es que ponga orden en el sourcing, en la petición de propuestas, las comparativas, la toma de decisiones y que ofrezca os costes globales.