La crisis del coronavirus ha dado un giro a la forma de gestionar un negocio. Las empresas han tenido que subirse al carro de la digitalización para teletrabajar, para poder seguir vendiendo o, al menos, manteniendo la atención al cliente. La pandemia ha acelerado el arraigo del consumidor digital, que se informa por internet, compra y reserva online y se relaciona con las marcas desde las redes sociales.
Las pymes parten con una ventaja: su pequeño tamaño les permite transformarse más rápidamente. Según el Libro Blanco para la digitalización de las pymes de la Confederación Española de Jóvenes Empresarios (CEAJE), una pyme puede hacer cambios profundos en uno o dos años, mientras que en una empresa grande llevarían al menos 4 o 5 años.
Una de las herramientas digitales más fáciles y rápidas de implantar en una pyme es el almacenamiento en la nube (o cloud). Según datos del informe E-Pyme 2019 del ONTSI, siete de cada 10 pymes españolas ya utilizan esta tecnología. Ahora que muchas de estas empresas, incluidos los hoteles, dependen de la digitalización para seguir a flote, la utilidad de la nube es incluso mayor para ellas que hace solo un año.
Los expertos de BeeDigital explican qué es el cloud y por qué puede beneficiarse una pyme de ello en una situación como la actual.
¿Qué es el cloud?
El almacenamiento en la nube es una tecnología que permite acceder a software, almacenamiento y procesamiento de datos de forma remota gracias a internet. La información y los programas se almacenan y ejecutan en un servidor externo.
En otras palabras: la nube permite que una empresa use programas directamente desde el navegador, sin tener que instalarlos en su ordenador, así como trabajar con sus archivos desde cualquier dispositivo.
Hay muchos programas y aplicaciones que usamos a diario que funcionan gracias al cloud. El ejemplo más sencillo es el correo electrónico, aunque hay muchas otras plataformas que usan este sistema y permiten trabajar desde cualquier dispositivo en tiempo real: Google Drive (hojas de cálculo y procesadores de textos), Dropbox y OneDrive (almacenamiento de archivos o fotos).
¿Por qué es útil usar el cloud en una pyme y cómo puede ayudar a la digitalización?
Contratar servicios cloud para empresas permite acceso a herramientas muy útiles para trabajar desde cualquier dispositivo y lugar: ERP y CRM en la nube, software de gestión de documentos, programas para gestionar las redes sociales o de facturación… Además, disponer de almacenamiento en la nube permite guardar gran cantidad de datos con seguridad.
Desde BeeDIGITAL explican con más detalle las principales ventajas que ofrece esta tecnología a cualquier negocio.
1. Sustituye una inversión inicial por un pago periódico
El cloud se contrata con un proveedor externo, que es el encargado de invertir en potentes servidores que procesarán los datos de la empresa. Puesto que se trata de un alquiler, las pymes no tienen que gastar grandes cantidades de dinero en conseguir esa tecnología, sino que hacen un pago periódico para usarla durante el tiempo que quieran.
2. Acceso remoto a la información
Es una de las grandes ventajas de la nube. Puesto que la información se guarda en un servidor externo, no hace falta usar siempre el mismo dispositivo para acceder a ella.
Si se trabaja con herramientas en la nube, se pueden modificar los datos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo (ordenador, móvil, tableta…). Todos los cambios se actualizan automáticamente. Por estos motivos, no importa si el ordenador se rompe o se pierde el móvil: la información está a salvo en los servidores externos.
El acceso a estos servidores se hace a través de una conexión cifrada y segura. El cliente dispone de un usuario y una contraseña para entrar en el servicio. A partir de ahí, se puede trabajar y guardar información igual que si fuera un disco duro normal de un ordenador.
3. Facilita el trabajo colaborativo y el teletrabajo
Trabajar directamente en la nube permite acceder a los datos y a los programas de la empresa en cualquier lugar. Eso hace posible el teletrabajo, puesto que no hace falta estar en la oficina.
Además, trabajar en la nube implica que varias personas pueden tener acceso a un mismo documento o aplicación. Estos se actualizan automáticamente y todos los usuarios pueden ver los cambios que han introducido los demás.
4. Copias de seguridad
Cualquier negocio trabaja con una gran cantidad de datos a lo largo del día: inventario, facturas, listas de clientes… Toda esa información debe estar bien protegida y actualizada, y de ello se encargan los proveedores de cloud.
La empresa puede elegir cómo y cuándo hacer sus copias de seguridad y el proveedor se encarga de almacenarlo todo en servidores más seguros que un ordenador particular.
5. Evita asumir el coste de la gestión y la seguridad del almacenamiento
El proveedor del servicio en la nube se encarga de proteger la información y cumplir con todos los requisitos legales en materia de protección de datos.
6. Escalabilidad
Cada empresa paga por los recursos que necesita. Si hace falta, se puede ampliar el espacio de almacenamiento, contratar más capacidad de procesamiento o aumentar el número de copias de seguridad.
7. Permite disponer de tecnología puntera a un coste asumible
El acceso a la nube no requiere ordenadores muy potentes, por lo que se puede trabajar con herramientas de alta tecnología sin invertir en equipos muy caros. La capacidad de procesamiento necesaria para que funcionen programas o herramientas complejas la proporciona la nube, no el dispositivo con el que se trabaja.
8. Actualización automática del software
Todas aquellas plataformas y herramientas que se usan desde la nube se actualizan automáticamente. Los proveedores de servicios cloud se encargan de mantener su tecnología actualizada constantemente, por lo que las pymes siempre trabajarán con los programas más avanzados sin tener que comprar cada versión nueva.
En conclusión, según señala Ignacio Manrique, director de Marketing de BeeDigital, los servicios en la nube son mucho más que el correo electrónico o los archivos compartidos por Drive. «Sus ventajas para las pymes son casi infinitas e indispensables en estos tiempos de pandemia y teletrabajo. Permite tener los programas más modernos, trabajar desde cualquier lugar, compartir información entre los empleados en tiempo real o guardar datos con seguridad», concluye.
Imágenes cedidas: Benjamin Suter on Unsplash
