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No es ningún secreto que la nueva Ley de registro de viajeros ha generado una gran controversia en el sector turístico español. Desde su entrada en vigor, los empresarios del sector han expresado su malestar ante lo que consideran un endurecimiento de las obligaciones administrativas que ya tenían que cumplir. Ahora, con la llegada de la temporada alta, la preocupación crece. Hoteles y alojamientos turísticos temen que los nuevos requisitos compliquen la gestión operativa y puedan derivar en sanciones económicas significativas. Y no les falta razón para preocuparse.
La normativa, que obliga a todos los establecimientos turísticos a registrar un mayor número de datos personales de los huéspedes y comunicarlos a la plataforma SES.HOSPEDAJES, ha sido calificada por muchos como una medida excesiva y burocrática. «El problema no es el objetivo de la ley, sino la manera en que se está implementando. Nos obliga a ralentizar procesos, incorporar nuevos sistemas y nos expone a sanciones en caso de errores administrativos mínimos«, señala un directivo de una cadena hotelera con presencia en varias ciudades españolas.
La exigencia de que todos los viajeros, incluidos menores, firmen el parte de entrada, junto con la obligatoriedad de realizar este trámite de manera digital, está generando dificultades en la operativa de muchos establecimientos. Además, los pequeños alojamientos, especialmente en zonas rurales, se enfrentan a desafíos adicionales al no contar con la infraestructura digital adecuada para gestionar estos registros de viajeros de manera ágil y eficiente.
La exigencia de que todos los viajeros, incluidos menores, firmen el parte de entrada, junto con la obligatoriedad de realizar este trámite de manera digital, está generando dificultades en la operativa de muchos establecimientos. Además, los pequeños alojamientos, especialmente en zonas rurales, se enfrentan a desafíos adicionales al no contar con la infraestructura digital adecuada para gestionar estos registros de manera ágil y eficiente.
Tecnología y digitalización: la clave para un registro de viajeros eficiente
Ante la nueva normativa, la tecnología se posiciona como el mejor aliado para los hoteles y alojamientos turísticos. Grupo Atico34 recomienda la implementación de sistemas de check-in digital que permitan a los huéspedes registrar sus datos antes de su llegada, reduciendo así los tiempos en recepción y evitando colas innecesarias. “La clave está en anticiparse. Si los datos se recopilan antes del check-in, el proceso se vuelve mucho más ágil y se minimiza el riesgo de errores”, explica Miguel Quintanilla, experto en protección de datos en Grupo Atico34.
Estos sistemas de check-in digital pueden integrarse con plataformas de gestión hotelera (PMS) y con las herramientas oficiales de comunicación con el Ministerio del Interior o los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado. De este modo, los datos se transmiten automáticamente sin necesidad de intervención manual, reduciendo la posibilidad de fallos administrativos.
Además, la firma digital de documentos a través de dispositivos móviles o tablets en la recepción es otra alternativa que facilita el cumplimiento de la normativa sin ralentizar el proceso de bienvenida al huésped. «Muchas cadenas hoteleras ya están implementando esta tecnología y están viendo mejoras significativas en sus tiempos de gestión. Es una inversión inicial, pero con un gran retorno en términos de eficiencia operativa«, añade Quintanilla.
Seguridad y protección de datos: cómo evitar sanciones
Más allá de la operativa del check-in, uno de los aspectos que más preocupa a los hoteleros es la protección de los datos personales de los viajeros. La nueva normativa exige almacenar esta información durante un período de tres años, lo que implica una responsabilidad importante en términos de seguridad y cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Es básico que los establecimientos adopten sistemas de almacenamiento cifrado y con accesos restringidos, garantizando que solo el personal autorizado pueda consultar esta información. “Sabemos que este tipo de exigencias pueden resultar complicadas para negocios de determinado tamaño o que no cuentan con los conocimientos o infraestructuras económicas adecuadas, por eso contratar una empresa de protección de datos como Grupo Atico34, más allá del autobombo que pueda parecer que hago de nosotros mismos, lo cierto es que resulta cada vez más esencial para este tipo de negocios”, afirma Quintanilla.
Para mitigar riesgos, la consultora también sugiere la implementación de copias de seguridad automáticas y protocolos de auditoría interna que permitan detectar posibles brechas de seguridad antes de que se conviertan en un problema legal. “El 84% de las sanciones en materia de protección de datos se deben a fallos evitables. Con una estrategia adecuada, se puede garantizar el cumplimiento normativo sin comprometer la operativa del negocio”, agrega el experto.
Otra medida clave es la correcta gestión de los derechos de los viajeros en relación con sus datos personales. Según el RGPD, los huéspedes tienen derecho a acceder, rectificar y solicitar la eliminación de sus datos en determinadas circunstancias. Para ello, es fundamental contar con un procedimiento claro y un canal de contacto específico para gestionar estas solicitudes.
Formación y adaptación: el papel del personal hotelero
Además de las soluciones tecnológicas y de seguridad, Grupo Atico34 insiste en la importancia de la formación del personal hotelero. “Muchas veces, los problemas no están en la normativa en sí, sino en el desconocimiento sobre cómo aplicarla correctamente”, señala Quintanilla. En este sentido, la consultora ofrece formaciones específicas para recepcionistas y equipos administrativos, asegurando que todos los empleados comprendan sus responsabilidades y sepan cómo gestionar el registro de viajeros sin incurrir en errores.
La implementación de protocolos internos claros, donde se definan los pasos exactos a seguir en el registro de viajeros, también contribuye a minimizar errores y garantizar el cumplimiento legal. Estas directrices deben incluir desde la forma correcta de recopilar y almacenar los datos hasta el proceso de transmisión a las autoridades competentes.
En definitiva, el próximo inicio de temporada alta, hoteles y alojamientos turísticos se enfrentan a uno de sus mayores desafíos en términos de gestión administrativa y cumplimiento normativo. Sin embargo, viéndolo desde el lado positivo, con una combinación de tecnología, seguridad y formación, es posible convertir esta obligación legal en una oportunidad para mejorar la eficiencia del negocio y la experiencia del huésped.
