Hoy en día, existen cada vez más posibilidades para alojarse: hoteles, apartamentos, hostels, campings…, pero todos tienen en común la necesidad de gestionar cualquier incidencia con rapidez y la máxima eficacia. Para ello, profesionales en la gestión de apartamentos, como SmartRental, han optado por digitalizar sus operaciones.
El reto de los apartamentos
«Mejor que en un hotel», es el lema con el que SmartRental quiere mostrar las ventajas de tener un apartamento totalmente equipado y combinado con un servicio integral. Algo que caracteriza a SmartRental es el hecho de que disponen de varios establecimientos de diferentes tamaños y en diversas ubicaciones, para que cada huésped pueda elegir a su gusto.
Dada la dispersión de las diferentes ubicaciones, la dirección quería encontrar una manera de simplificar y unificar la comunicación interna. Hasta ese momento les había resultado difícil encontrar una forma de compartir información simultáneamente con todos los empleados, así como coordinar las tareas. Cabe mencionar que la gestión de las reparaciones también resultaba particularmente complicada. Era imprescindible que toda esta información estuviera organizada de manera estructurada y clara para todo el equipo.
Además, se buscaba una solución que confirmara si las tareas o asuntos pendientes se habían llevado a cabo satisfactoriamente. Era importante saber, por ejemplo, dónde se podía ayudar rápidamente a un compañero de trabajo sin interrupciones telefónicas.
Cómo agilizar la operativa diaria
SmartRental habló con hotelkit en el 2018 y tan solo en una semana se realizó toda la preparación necesaria para que un mes más tarde pudieran iniciar una fase de prueba de 30 días, donde se trabajó con todos sus procesos digitalizados. Todo el equipo usó hotelkit desde el principio de manera muy activa.
Por ejemplo, solo en las dos primeras semanas se documentaron más de 200 reparaciones. Además, con la ayuda de hotelkit, se crearon nuevas plantillas y estándares de procedimientos que se incluyeron en el manual. Todo con el fin de gestionar cualquier incidencia en la mayor brevedad posible y conseguir una comunicación perfecta entre los diferentes departamentos.
Desde la fase de prueba, hotelkit se usó de manera constante y su uso siguió incrementándose notablemente con el paso del tiempo. Otra herramienta popular fue Tareas, junto con Listas de comprobación. Se integraron un total de 590 listas de comprobación, como por ejemplo: las listas de tareas del equipo de recepción o de limpieza.
La herramienta de Novedades permitió a los empleados enterarse de lo que sucedía, la de Ideas sirvió para que los empleados aportaran sugerencias, y por último, Solicitudes de huéspedes ayudó a procesar de manera rápida y eficiente los deseos de los clientes.
Tal y como el Guest Experience Manager de SmartRental, Josh Fairweather, describe, no importa la ubicación para una buena comunicación: “hotelkit nos ha permitido comunicarnos en cualquier momento sin importar en cuál de nuestras diferentes propiedades estemos, con esto hemos logrado garantizar un servicio de alta calidad en nuestros apartamentos”.
