Apostar por un entorno paperless mejora la gestión hotelera

Uno de los temas más candentes del momento tiene que ver con la sostenibilidad turística. Además, el incremento de costes es otro problema que afecta a la gestión hotelera. De ahí que apostar por un entorno paperless sea tan interesante, ya que se relaciona con todas estas cuestiones. Además, desde QuoHotel aseguran que sirve para mejorar la customer experience, de modo que resulte más fácil sorprender y fidelizar a los huéspedes en el futuro.

Hay que tener en cuenta que la utilización del papel como soporte está siendo cada vez menor. Esto es así tanto en el campo público (notificaciones electrónicas certificadas, recetas electrónicas…) como en el privado (tarjetas de embarque digitales, entradas para espectáculos, recibos bancarios online…). Aun así, todavía hay algunos sectores que cuentan con un gran volumen de papel en su actividad. El hotelero es uno de ellos.

La realidad es que existe todavía una carga muy importante de documentación física vinculada a la gestión de los alojamientos. Esto supone un reto. Sobre todo cuando, según datos de 2015, un 25% de los hoteles de los Estados Unidos continúan gestionándose con lápiz y papel. Como resultado, se han generado miles de toneladas de residuos. No solo de papel, también de otros consumibles, como tinta o impresoras. Por eso, es importante apostar por hoteles paperless para crecer y diferenciarse de la competencia.

Potenciando la experiencia del usuario

El huésped es el primer beneficiario de un entorno paperless. Soluciones como la suite modular QuoHotel, de CEI Europe, permiten al cliente realizar el check-in incluso antes de llegar al hotel. De este modo evitan largas colas y un exceso de papeleo ya de entrada. El cliente puede incluso registrarse cómodamente sentado en el lobby, siendo el recepcionista el que se acerca a su ubicación con una tableta para realizar el trámite.

Todos estos beneficios a la llegada pueden replicarse a la salida del hotel. Hasta pueden realizar el pago a través de integrar la tarjeta de crédito en la herramienta de gestión. Además, el huésped podrá recibir las facturas directamente en su correo electrónico. Así evitará la acumulación de tickets. Es por eso que en QuoHotel aseguran que su Property Management System (PMS) agiliza la entrada y la salida, así como el resto de la estancia.

Artiem-recepcion

Las tabletas de las habitaciones pueden sustituir eficazmente a todo el material impreso. Encima tienen la ventaja de que pueden actualizarse o editarse inmediatamente desde recepción. Gracias a ello, los cambios en los menús, los precios, los horarios de los eventos y la programación pueden ser modificados inmediatamente por el personal.

El entorno paperless permite también una mayor personalización. Dado que los datos del huésped se alojan de forma segura en el PMS, estarán disponibles para ofrecerle servicios adaptados a sus preferencias. Mientras, el uso de QR o de unas App específicas permite a los huéspedes acceder y reservar distintos servicios desde estas tabletas o desde sus dispositivos móviles. En definitiva, así se consigue convertir a los hoteles en enclaves todavía más costumer centric.

Una eficiente gestión integral All in One

A su vez, trabajar en un alojamiento paperless hace más productiva la gestión de todos los departamentos de un hotel. De entrada, los recepcionistas pueden realizar su trabajo sin la utilización de papel gracias al interfaz gráfico que les ofrece la suite modular QuoHotel. Por su parte, gobernantas, camareras, camareros y técnicos de mantenimiento, en constante movimiento, reciben órdenes e incidencias en sus dispositivos móviles.

Del mismo modo, marketing puede contactar con el huésped para obtener respuestas en las encuestas de satisfacción vía email. Al mismo tiempo, pueden generar envíos de marketing transaccional. En el caso de los departamentos de finanzas, ya están habituados a trabajar sin papel en procesos como ordenar pagos a proveedores, procesamiento de extractos bancarios, impuestos, etc.

Papel documentos

Además, a través de aplicaciones externas como Document Capture o Expenses Management, departamentos como compras o RRHH pueden agilizar el manejo de documentos externos. Es el caso de albaranes y facturas de compra, tickets de gastos, bajas u horarios, entre otros. De este modo podrán gestionarlos digitalmente sin necesidad de tratar con ningún papel.

Por último, la solución de Business Intelligence, QuoHotel Dashboards, permite mejorar el análisis de información. En especial porque ofrece la opción de analizarla desde cualquier dispositivo. Tal como señala Sebastià Vidal, Director de Turismo de CEI Europe «un sistema de gestión hotelera paperless agiliza todas las operaciones». En especial, porque permite «realizar las mismas gestiones de una manera más eficiente a través de dispositivos móviles, tablet o smartphone sin necesidad de manejar listados».

Mejora medioambiental y reputacional

El último aspecto que mejora el entorno paperless tiene que ver con la sostenibilidad que mencionábamos al principio. A su vez, esto mejora la reputación de marca del alojamiento, como veremos. Antes, es importante destacar que un estudio de 2021 elaborado por Parthenon y Booking.com, demostraba que los alojamientos turísticos emiten 264 millones de toneladas métricas de CO2 equivalente al año.

Esto refleja el 10% de las emisiones anuales totales del sector y corresponde a las emisiones de 65 centrales eléctricas de carbón. En esta línea, no hay que perder de vista que el uso de soportes en papel (facturas, recibos, tarjetas, menús, folletos…) forma parte de este residuo. Por tanto, es algo que ya no encaja con el posicionamiento de las cadenas hoteleras más avanzadas, que ya están cambiando sus estrategias y operaciones para disminuir su impacto en el medioambiente.

Una oferta de turismo sostenible acabará siendo esencial para sostener el crecimiento de hoteles y cadenas hoteleras. También para satisfacer a los huéspedes, ya que cada vez más consumidores buscan iniciativas turísticas verdes. E incluso están dispuestos a pagar un poco más por productos y servicios respetuosos. Un primer paso, por tanto, es apostar por entornos paperless respaldados en un sistema de gestión hotelera eficiente. Esto les permitirá mejorar la experiencia de usuario del cliente haciéndola más atractiva e interactiva, ser más eficientes y productivos en la gestión y ser más sostenibles.

Imágenes cedidas: 2H Media en Unsplash, Artiem Hotels, Iwona Castiello d'Antonio

2 COMENTARIOS