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En los hoteles se realizan un sinfín de operaciones que necesitan papel, desde un check-in hasta la facturación diaria de sus servicios. Este alto volumen de papel muchas veces no cuenta con procedimiento alguno, algo que supone un trabajo extra para sus empleados. Todo ello y mucho más, podría solucionarse con una gestión documental inteligente. DocuWare se posiciona como una de las mejores opciones en este sector. Con esta herramienta no sólo se consigue una digitalización de documentos, sino que son muchísimas más las ventajas que se pueden obtener.
La gestión documental de los hoteles
Es una realidad que el volumen de papel que se utiliza a diario en los hoteles es muy alto. Además del coste que tiene, el trabajo manual aumenta considerablemente, hay poca trazabilidad y nos podemos encontrar con errores humanos que son muy complicados de detectar.
¿Cómo soluciona estos problemas una herramienta como DocuWare? Convirtiéndose en una pieza clave para la optimización en la gestión hotelera. Con esta alternativa de gestión documental se pueden realizar pedidos de compra, check-in manual y en papel e incluso la contratación de nuevo personal, todo de forma rápida y sencilla.
Los pedidos de compra
En un hotel son muchos los productos que deben comprarse mensualmente, desde artículos de aseo hasta una buena cesta de la compra para abastecer desayunos y el restaurante. El principal problema es que hablamos de distintos departamentos con diferentes jefes. La descentralización puede hacer que ni desde Administración sean conocedores de lo que se ha pedido mensualmente.
DocuWare se encarga de crear un formulario común de pedido. Además, se configura un workflow de aprobación de pedidos. Una vez se aprueban las compras, desde Administración tendrán una lista en la que se podrá ver absolutamente todos los albaranes y facturas. Esto significa que se minimizan al máximo las pérdidas y que se pueden comprobar fácilmente todas las facturas.
El check-in sin contacto
La pandemia ha hecho que los trámites sin contacto sean ya una realidad instaurada en casi todos los negocios. El check-in en un hotel puede gastar una cantidad considerable de papel, como ya hemos comentado. Además, también implica un espacio considerable para el almacenaje de todas esas reservas y facturas impresas, así como un alto coste.
Con DocuWave no sólo es posible digitalizar los documentos, sino que también permite la firma digital, firma remota o biométrica, que es completamente segura y legal. La digitalización de todos los documentos ahorra papel, espacio y hace que desde Administración sea mucho más sencillo acceder a ella. Por tanto, conseguiremos un proceso de check-in sin contacto muy ágil, óptimo para el cliente y muy beneficioso para el hotel.
Mejora del proceso de contratación
En un hotel siempre hay nuevas contrataciones. Personal en rotación, ampliaciones, etc. A priori no siempre se cuenta con una base de datos para los CV. Además, hay que señalar que se suelen hacer varios contratos durante el año a los mismos empleados, lo cual implica de nuevo un gasto y almacenaje de papel.
Por suerte, DocuWave también puede ayudar al departamento de RR.HH en este proceso de búsqueda de nuevos trabajadores. Para empezar, porque crea formularios digitales para la creación de contratos. También es capaz de controlar las firmas de forma digital y, a su vez, crea una base de datos de CV para que desde RR.HH puedan buscar candidatos de forma más rápida.
Si trabajas en un hotel, y quieres saber más, puedes solicitar una demo sin ningún tipo de compromiso a Brait Consulting en info@brait.cc.
Imágenes cedidas: freddie marriage en Unsplash, Wesley Tingey en Unsplash
