Dentro de todas las importantes decisiones que debe tomar un responsable de cualquier tipo de alojamiento turístico, está la adquisición del PMS correcto, acorde no solo a las necesidades del aquí y ahora, sino también a las del futuro. ¡Sabemos que no es tarea fácil!
El PMS es vital en la recogida de datos y en la toma de decisiones. Asimismo, nos ayuda a simplificar las operaciones y reducir los costes. Por ello, debemos tener muy presente estos potenciales beneficios para tomar la mejor decisión al elegir una nueva plataforma tecnológica.
De hecho, muy a menudo, nos centramos en temas importantes como personal, proveedores, decoración, costes y más costes y en el camino olvidamos la herramienta fundamental de nuestro día a día: el citado PMS.
¿Qué es un PMS?
PMS (Property Management System) o Sistema Operativo de Gestión es un software utilizado para automatizar las funciones principales en la operativa del alojamiento, el cual afecta a todos los departamentos desde reservas, recepción, gestión de créditos, ventas, marketing, mantenimiento, pisos, salones y banquetes, entre otros.
Gracias al cielo, en la actualidad existen muchos PMS en el mercado y demasiados datos a tener en cuenta para invertir en el más adecuado.
Sin ir más lejos, podemos confirmar que el PMS es el cimiento de una casa. Lo sé, es una analogía compleja, pero espero que sirva para explicaros de una manera más directa el motivo por el cual es relevante invertir en el software correcto.
Volviendo a mi analogía, ¿qué casa vamos a construir con un cimiento de mala calidad? La casa nos puede quedar muy mona, pero ¿cuánto tiempo estará en pie? ¿Cuánto dinero deberemos invertir para que no se derrumbe? La compra de un PMS es una inversión a futuro que, aunque supone un gran desembolso económico es vital para todo tipo de alojamiento. No importa el tamaño, jovencito, lo necesitas. Un Excel se queda corto para muchas cosas, además supone dedicarle mucho tiempo. Más del que imaginas y, recuerda, el tiempo es dinero.
Desde mi experiencia, un buen software deberá ser sencillo, muy intuitivo, modulable, accesible desde cualquier lugar o con cualquier tipo de dispositivo, o lo que es lo mismo, responsive. Además, debe disponer de conectividad con otros softwares complementarios.
12 preguntas que debes responder antes de invertir en un buen PMS
Si te has animado a invertir en tu negocio, estas son las preguntas que debes hacerte antes de invertir en un PMS:
- ¿Es adaptable al modelo de mi alojamiento? ¿Ofrece un dashboard personalizable?
- ¿Dispone de conectividad o integración con herramientas externas?
- ¿Dispone de módulos ampliables?
- ¿Grabador de llaves magnéticas? ¿Lectores de documentos?
- ¿Sobre un sistema cloud o instalado en PC?
- ¿Servicio 24/7?
- ¿Qué tipos de reportes e informes proporciona? Queremos analizar todo y para eso necesitamos de un buen PMS que nos facilite toda la información.
- ¿Qué áreas cubre? ¿Booking, pisos, mantenimiento, gestión de créditos, restaurante…?
- ¿Multidispositivo? ¿Multiusuario?
- ¿Cuenta con TPV?
- ¿Servicio de email marketing aplicado?
- ¿Cuenta con motor de reservas? Esto me da para otro artículo. “Zapatero a tus zapatos”.
Os dejo solo algunas de las muchas cuestiones que debemos tener en cuenta antes de realizar esta inversión. Lo sé, parece una locura, pero debemos considerar muchos factores antes de tomar esta decisión, que afectará a todos los departamentos de nuestro alojamiento.
Chic@s, que no quepa duda: ¡necesitamos un correcto PMS!, ya que en él se almacena “toda la información pasada, presente y futura de nuestro negocio” y nos ayudará en una correcta toma de decisiones que se traducirá en esos ansiados beneficios.
En definitiva, la industria hotelera española tiene a su disposición grandes empresas especializadas en este tipo de softwares. Debemos aprovechar todos los recursos que la tecnología nos aporta. Así que, apuesta por tu conocimiento y experiencia en el sector para comparar los distintos PMS del mercado y elige el que más se adecue a tus necesidades.
Ahora solo nos queda cruzar los dedos con fuerza y pedir a las estrellas que tu elección haya sido la acertada.
¡Eso es todo amig@s! ¡Y no olviden supervitaminarse y mineralizarse!
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