En el mundo tan cambiante en que vivimos, uno sabe que lo que hoy es importante, mañana puede estar ya obsoleto, pero con la tecnología creo que siempre ha sido así, por lo que espero que mis comentarios no queden anticuados demasiado pronto.
Me voy a centrar en nuestro negocio VP Ginkgo Restaurantes*, empresa encargada de gestionar cuatro restaurantes. Es una empresa nueva, pues nació el 1 de enero de 2019 . En su primer ejercicio ya dio beneficios, algo que por desgracia no podremos decir en este año de la pandemia, si bien seguro que volveremos a la senda de la rentabilidad en 2021. Anteriormente, se gestionaron dentro de la sociedad propietaria de los hoteles y no eran independientes al 100% como ahora, pero contamos con 22 años de experiencia gestionando restaurantes.
Dentro de los cuatros restaurantes que gestionamos ahora, por el momento, tenemos diferenciados dos conceptos de negocios:
El primero está formado por Ginkgo Restaurante & Sky Bar y Ginkgo Garden. Ambos son restaurantes con una identidad propia muy fuerte, donde el diseño y la decoración de todos los detalles es uno de los pilares y hay una gran apuesta de calidad en todo lo que hacemos: la comida cuidada, la coctelería de autor y, por supuesto, los máximos niveles de servicio, que hacen que incluso en esta época tengamos unas ocupaciones muy altas. Tampoco podemos olvidar la buena localización de ambos en el centro de Madrid
El segundo grupo está conformado por los restaurantes El Madroño by Ginkgo y Jardín Metropolitano by Ginkgo. Su fuerte son los eventos, con grandes espacios que pueden acoger cualquier tipo de convención o celebración. Han pasado de ser conceptos tradicionales que venían de su herencia de restaurante dentro de un hotel a adquirir la esencia de Ginkgo con su oferta gastronómica. Estaban en pleno proceso de cambio cuando llego esta crisis, por lo que están pendientes de desarrollar.
Dentro de nuestra estrategia empresarial ha nacido la empresa Somos Design, que presta los siguientes servicios:
- Administración, Compras, RRHH y Analítica.
- Soporte y gestión de IT.
- Mantenimiento
- Ventas y marketing.
Herramientas para la gestión
Aclarada nuestra estructura, quiero centrarme en las herramientas que consideramos imprescindibles para poder hacer una función que considero clave, tener datos de calidad para poder analizar los mismos y poder tomar decisiones acertadas de manera ágil.
Para que ese dato sea de calidad, se debe conseguir que nuestro equipo aprenda la importancia de obtenerlo y con ello conseguir introducir los en el sistema correctamente. Esta tarea no es fácil y supone muchos quebraderos de cabeza, pero no hay que desistir.
Supongo que no todos tienen herramientas integrales, pero la implantación de un ERP, donde los procesos de compra, ventas, almacén y analítica estén integrados es el primer paso que debemos de tener. En mi caso, la herramienta que me pareció adecuada fue Microsoft Nav.
La integración con los datos de consumos que salen de los TPV debe ser clave para poder obtener el control de las ventas detalladas y los consumos relacionados y con ello mantener los ratios adecuados.
Cuando el uso del TPV está integrado con el ERP, la herramienta que te dará más información es el Cuadro de Mando; nosotros estamos usando Power BI. En ella analizamos los datos de todas las fuentes que existen en la empresa, desde los que podemos obtener desde los departamentos de ventas, bajo un CRM o desde los de marketing con datos de sus herramientas como puede ser Google Analytics.
También puedes obtener en esta base la información del departamento de reservas de los restaurantes. En nuestro caso usamos Cover Manager, que no hemos integrado aún en el cuadro de mando, pero esperamos hacerlo en breve.
Tenemos también pendiente integrar la información de la nueva herramienta del control de tiempos que hacemos bajo el programa Kelio.
A su vez, estamos implantando herramientas que nos calculan las planillas y los equipos necesarios sobre las ventas previstas. Esta herramienta es Mapal, pero estamos en pleno proceso de desarrollo.
Por último, tenemos que mejorar los sistemas de comunicación entre equipos. Hemos descubierto a tal fin Teams de Microsoft y hemos empezado a sustituirlo en detrimento de la comunicación por WhatsApp.
Asimismo, estamos estudiando la integración de diferentes herramientas tales como el control documental para que todos los procesos y los documentos de todos los equipos estén integrados en una única fuente y se controle mediante permisos adecuados por niveles de acceso. Para conseguirlo estamos viendo las herramientas que ofrece Microsoft a tal fin.
En resumen, estamos en pleno plan de integración y desarrollo de nuestros procesos. Es más, a parte de la implantación de las herramientas comentadas, podríamos decir que estamos digitalizando la empresa, pero tengo mucho respeto a ese concepto porque considero que la búsqueda de las herramientas tecnológicas que mejoren el funcionamiento de todas las áreas, es una obligación que debemos tener todos los directores, pero integrada adecuadamente con el funcionamiento del negocio.
Es cierto que el soporte de este servicio nos lo brinda Somos Design, empresa del grupo, por lo que nos resulta más fácil que para quienes acometan estas funciones sin una estructura interdepartamental tan potente. Aun así, hace 22 años, cuando abrimos nuestro primer restaurante, solo teníamos un programa de contabilidad, un TPV y un Excel. Pero la clave de todo era tener la información justa, pero de calidad. Y no nos ha ido mal.
*Ginkgo fue el ganador del último Hot Concept a restauración en hoteles
