Hoy quiero hablaros de la parte de tecnología que puede llegar a necesitar un pequeño establecimiento. Solo pretendo informarte de las tecnologías que tienes a tu alcance, pero depende de ti implantarlas o no, en función de tu presupuesto, de tu gestión y de muchos más factores.
En esta primera parte de artículo voy a enumerar lo que puedes encontrar (hay más) y en la segunda parte me voy a centrar más, en el que pienso que es el corazón de nuestra gestión, el PMS. Y no es que el resto no sean importantes, ya que necesitarían una explicación concreta de cada uno, pero solo intento ayudarte y ponerte un poco al día.
Ojo, hay muchas más herramientas, pero las he descartado porque entiendo que están pensadas para estructuras grandes y no para pequeños establecimientos, al menos de momento:
| IMPRESCINDIBLES | PRESCINDIBLES |
|---|---|
| Página Web – revisión cada 3 – 5 años | Rate Shopper |
| Office 365 | Reviewers – Gestión de la reputación online |
| PMS – Programa de gestión | eMail Marketing |
| Channel Manager | Chatbot |
| Motor de reservas | RMS |
| CRM |
¿Por qué “imprescindible” o “prescindible”?
A nuestra manera de entender el turismo y a los precios a los que tenemos hoy la tecnología, entiendo que los “imprescindibles” tienen que formar parte de toda gestión profesional de un establecimiento. Nos ahorran tiempo, trabajo y el cliente directa e indirectamente va a notar una gestión profesional, que nunca estará reñida con ese trato cercano, el cual, debe ser la bandera de cualquier establecimiento pequeño.
Pero, es más, muchos de nosotros somos “hombres orquesta”, hacemos de todo. Por eso, estas herramientas nos van a dar más tiempo para desempeñar lo que realmente tenemos que hacer, estar por y para nuestro cliente.
Los “prescindibles” se deben tener en cuenta sobre todo cuando tienes un establecimiento que pasa ya de cierto número de habitaciones. O si tienes varios establecimientos. En ese caso, sí los puedas empezar a valorar, te pueden ayudar y es posible que económicamente te los puedas permitir.
En este vídeo hablo un poco de ellos, pero los voy a obviar en el post porque se haría interminable.
El PMS, elemento indispensable
Ahora sí, voy a hablar del PMS, ese elemento indispensable de la gestión. Los PMS para las casas rurales tienen un precio muy asequible, y prácticamente todos tienen unos mínimos de calidad. La decisión entre uno u otro estará determinada en el valor añadido que cada uno aporte, que esté en conjunción con nuestra gestión, el soporte técnico que ofrezcan (las personas que hay detrás) y por supuesto con el precio que estemos dispuestos a pagar.
¿Qué debe tener como mínimo un PMS para una casa rural?
- Pantalla de inicio o dashboard que te dé la información mínima de entradas, salidas, las que permanecen – in home, salidas tempranas, late check-out, % ocupación día, ADR, REVPAR, producción y ocupación por segmento y mercado.
- Búsqueda de cliente y reserva desde dashboard o pantalla inicio.
- Gestión de reservas (check-in, check-out, planing, cambiar fechas, cambiar de habitación y de tipo de habitación actualizando la tarifa, tipo de cama, política de cancelación, tipo de reserva: confirmada, cancelada, no show, opción y oferta). Gestión de comidas y extras por habitación y cliente para reservas de más de una habitación; y estos cargos se deben asignar día a día, para que tenga efecto en la producción.
- Planning & Rack
- Los bloqueos en el planning tienen que sacar esas habitaciones de las disponibilidad para no desvirtuar la ocupación ni los indicadores.
- Gestión de mascotas desde la ficha de reservas, es decir: adultos, niños, cunas, pets.
- Cardex, importante que las notas del cliente aparezcan luego en la ficha reserva, pues somos alojamientos con un alto volumen de repetición.
- Histórico de estancias por cliente, visualizado en la ficha.
- Cardex por tipología de cliente, para poder exportar a otras plataformas y segmentar los envíos, y también para poder de esta manera tener un blacklist o lista negra.
- Segmentación y subsegmentación de reservas, muy importante para poder analizar ocupación, ADR, Revpar, y resto de KPIs, etc… de cada uno de los canales (OTAS, venta directa, online, fidelización, empresa, etc…)
- Privilegios por usuario.
- Sistema de encriptación de tarjetas bancarias.
- Multi-plataforma y si tiene app para dispositivos móviles, genial.
- Informe de gobernanta (entradas, salidas, repaso, cambio de sábanas, toallas, etc…).
- Parte policía – envió automático.
- Generación del Informe INE.
- Envíos de Pre y Post estancia.
- Gestión de la caja por turnos de trabajo y cierre diario / mes, etc.
- Gestión de tasa turística.
- Facturación y envío de factura en pdf por email.
- Exportación a excel de la facturación (mes, trimestre, anual) y la posibilidad en formato Contaplus, uno de los más utilizados por las gestorías.
- Gestión de diferentes tarifas con diferentes políticas de cancelación x día (nos olvidamos de las temporadas).
- Creación de paquetes (estancia + servicios).
- Motor de reservas con códigos y servicios extras para promover el crosselling (venta cruzada)
- Informes – Business Intelligence.
- Exportación a Excel, listados de producción día a día, reserva a reserva con todos sus datos, para desde un Excel poder gestionarlos a través de tablas, tablas dinámicas gráficos, Power BI, etc…
- Gestión de gastos – USALI (gestión departamental de los distintos gastos) departamento, tipo de gasto, proveedor… para luego poder sacar totales por mes, trimestre, anual y KPIs o indicadores que nos puedan decir, por ejemplo, cuánta luz de media me consume una estancia.
- Servicio técnico, importación de datos de otros pms y configuración inicial.
Posiblemente se nos habrán quedado cosas en el tintero. Puedes ayudarnos a completarlo en comentarios, pero ten en cuenta que lo que para ti puede ser un “indispensable” para otro no lo es, por las distintas gestiones y tipologías que tenemos de nuestros alojamientos, pero es cierto que conociendo vuestras necesidades, ayudaremos a las plataformas a crear programas de gestión que se adapten mejor.
