Lo que no le puede faltar a tu PMS

La tecnología de los PMS de la próxima generación, cada vez más sofisticados, flexibles y con mayor facilidad de integrar tecnologías de terceros tales como motores de reservas, puntos de venta (POS) y sistemas de revenue management, se centran en el deseo de mejorar las eficiencias operativas en todas las partes de la organización hotelera.
La ‘Smart Decision Guide to Hotel Property Management Systems 2016’ asegura que, con frecuencia, los hoteleros tienen presentes diferentes necesidades y prioridades a la hora de adquirir su próximo PMS.
Algunos hoteleros esperan que sus nuevos PMS apoyen ciertas capacidades de su RMS (Revenue Management System) como por ejemplo la aplicación automática de control de inventario en base a indicadores tipo «día» de la demanda prevista o los diferentes niveles de ocupación que se van alcanzando.
Otros, esperan que el sistema incluya funciones relacionadas con la gestión de relaciones con los huéspedes, las ventas y la comercialización, incluyendo la integración de las redes sociales y los sistemas de fidelización y recompensa.
Y, cada vez es más corriente que los hoteleros consideren que su PMS tiene que permitir un grado significativo de personalización, incluyendo la capacidad para modificar los diseños de pantalla o el modo en el que se imprimen las tarjetas de registro, por ejemplo.
Lo que parece quedar claro es que el alcance de las capacidades de los próximos PMS se han expandido mucho más allá de las funciones básicas anteriores, que se basaban en el registro de huéspedes, en los inventarios de la sala de mantenimiento y la asignación de limpieza, para abarcar prácticamente todos los aspectos de las operaciones del hotel.
Hoy en día, el hotelero está obligado a que su solución de PMS tenga las siguientes características:
1.- Administración de servicio de limpieza
La próxima generación de PMS mejorará la experiencia del cliente ya que la limpieza de las habitaciones será más eficaz, realizándose en base a los deseos y necesidades de los huéspedes, teniendo en cuenta el valor de los clientes individualmente.
Los próximos PMS asignarán los servicios en función del personal disponible y la cantidad de trabajo. En vez de depender de un asistente o una orden impresa, normalmente por la mañana a primera hora, el PMS o el sistema integrado de terceros equilibrará automáticamente las asignaciones del personal en base a los stayovers vs. check-outs, las consideraciones de tipo de habitación, número de huéspedes registrados, las habitaciones pre-asignadas debido a la previsión de llegada de huéspedes con estatus VIP o el adelanto en la facturación en línea de los huéspedes que llegan, incluso teniendo en cuenta el tiempo de viaje de habitación a habitación.
2.- Capacidades móviles
El 86% de los hoteleros cree que todos los empleados de su establecimiento, sean del nivel que sean, requieren de acceso móvil para ser más eficaces en sus puestos de trabajo. Esto incluye, evidentemente, a los gerentes que necesitan dicha capacidad móvil para controlar de forma remota el rendimiento operativo, realizando un seguimiento de la productividad del hotel que dirigen.
La capacidad de obtener acceso remoto, en tabletas y otros dispositivos móviles, a las principales funcionalidades habilitadas en el PMS es una importante característica a tener en cuenta previa a la adquisición de la solución de Property Management System.
3.- Punto de venta
Los sistemas de próxima generación han de traer incorporadas unas capacidades básicas de los puntos de venta (POS) para que éstos sean capaces de procesar artículos varios tales como sellos o billetes de transporte y atracciones. También se recurre, cada vez más, a cargar otro tipo de servicios como pueden ser el wifi, el parking, los planes de comidas o las tarifas de los gimnasios, bien sea para los huéspedes del hotel como para las cuentas locales recurrentes.
Muchos PMS también se integran con los sistemas POS de próxima generación que, en sí mismos, pueden tener un profundo impacto en la satisfacción del cliente y la rentabilidad hotelera.
Las tecnologías abarcan tanto software como hardware, y en particular, la introducción de las tabletas que permiten una máxima funcionalidad tanto en el procesamiento de pagos como en las órdenes o comandas.
La necesidad de aceptar nuevos métodos de pago, incluyendo tarjetas de crédito de chips y aplicaciones de monedero electrónico, así como el cumplimiento de la seguridad de datos, son otras razones por las que muchos operadores están mejorando su capacidad.
4.- Informes de rendimiento
A día de hoy, tener visibilidad en los principales impulsores de rendimiento de los hoteles no es sólo una necesidad operativa, sino más bien es un imperativo estratégico. Todos y cada uno de los hoteleros manejan ingentes cantidades de datos relacionados con huéspedes, habitaciones, instalaciones, empleados y diversos aspectos operativos y financieros de la empresa.
Sistemáticamente la extracción y el análisis de los datos puede generar un flujo continuo de información procesable. Y, estos conocimientos dan paso a decisiones de negocio más informadas que se traducen en reducciones de costes y aumentos de ingresos y rentabilidades.
Sin embargo, para ello se requieren herramientas de ingeniería de datos, análisis y presentación de informes adecuados. Y es por este motivo que, cada vez más habitualmente, dichas herramientas estén integradas como un componente central de las capacidades de los PMS de la próxima generación.