El PMS, un sistema de gestión operacional y estratégico

El Property Management System (PMS) es una aplicación de software que permite automatizar diversas funciones de un hotel, tales como las reservas de los clientes, la gestión de materiales, los recursos humanos o la gestión de mantenimiento y la gestión de calidad, si bien con el incremento de las reservas online el papel del PMS está cambiando, y ha pasado a ser considerada como una herramienta estratégica, además, de operacional.
Actualmente, existen muchas posibilidades disponibles en el mercado, lo que obliga al hotelero a elegir aquella solución que mejor se adapte a sus necesidades, teniendo en cuenta que un buen software de gestión le va a permitir disponer de una conectividad online directa con los canales de venta.
Una de las cuestiones que deberá tener en cuenta el establecimiento en el momento de adquirir un PMS, es que el software sea intuitivo y de fácil uso, adaptándose a sus características individuales pero sin renunciar a la innovación y a una imagen moderna. Además, deberá decidir si desea instalar el software en el equipo del hotel, PMS Hotel en licencia, o elegir una de las soluciones en la nube que ofrece el mercado.
PMS hotel en licencia
La principal característica del PMS hotel en licencia reside en que los datos generados por o en el PMS hotel quedan alojados en el mismo servidor del hotel.
Se trata de un modelo de negocio idóneo para todos aquellos que no quieren externalizar la gestión de sus datos, su protección y su seguridad.
La licencia se adquiere normalmente mediante un pago único inicial, además de un coste de implementación que suele incluir: consultoría de negocio, parametrización, personalización, puesta en marcha y formación. Además, el hotel tendrá que pagar una cuota mensual asociada al servicio de soporte, actualizaciones, creación de nuevos usuarios y adaptaciones debidas al cambio en requerimientos legales.
El PMS Hotel en SaaS
El PMS Hotel en SaaS (Software as a Service), es el modelo de distribución de software donde el PMS y los datos se alojan en servidores del proveedor (Cloud) y se accede con un navegador web a través de internet. Se trata del modelo que se aloja en la nube.
La ventaja de decidirse por este tipo de solución reside en la posibilidad de disponer de todos los datos desde cualquier lugar, en cualquier momento y a través de cualquier plataforma o dispositivo. Además de mejorar el control sobre el negocio, ya que está tecnológicamente preparado para colaborar con los mercados de distribución online en tiempo real.
Si bien es cierto que genera una dependencia total del proveedor, existe una menor oferta de software todavía, y se debe contar con la desconfianza por compartir los datos.
Actualmente, cada vez es mayor el número de soluciones íntegramente basadas en la nube. Igualmente cada vez es mayor el número de soluciones diseñadas específicamente para dispositivos móviles (smartphones y tablets).
Integración del PMS con los distintos canales de gestión
En todo caso, y se elija la solución que se elija, lo que no podrá pasar desapercibido para el hotelero es la posibilidad de integrar su solución PMS con los diferentes canales de comercialización y gestión del hotel.
Esta integración es fundamental para poder alcanzar la agilidad deseada en la gestión global de establecimiento, Así como un importante ahorro en tiempo, lo que sin ninguna duda se traduce en la posibilidad de incrementar las ventas.
Por esta razón, todos los proveedores de soluciones tecnológicas diseñadas para hoteles otorgan una importancia máxima a la integración de los sistemas: desde un software de comparación de precios de la competencia y de revenue management hasta cualquier registro que llega al hotel a través de su motor de reservas, por no hablar de la integración de gestiones y reservas que llegan a través de las distintas agencias online o de los sistemas de distribución global (GDS).